ژاپنی‌ها پس از پایان جنگ جهانی برای ساماندهی کشورشان از برنامه مدون شده‌ای به نام 5s استفاده کردند که نتایج چشمگیر فراوانی داشت و پس از آن بسیاری از کشورهای توسعه یافته و در حال توسعه از آن استفاده کردند.
هر سازمان برای حرکت در جهت بهبود بهره‌وری و کیفیت، ناگزیر است محیط و شرایط کاری لازم و مناسب را فراهم نموده و در این خصوص اقداماتی را صورت دهد. براساس اصول Feng Shui، انسداد انرژی در هر محیطی ناشی از سه عاملِ آلودگی فیزیکی، انرژی ساکنان قبلی و انباشتگی و درهم ریختگی است. ساماندهی محیط کار زیربنای پیاده‌سازی سیستم‌های نوین مدیریتی مانند مدیریت کیفیت، محیط زیست، ایمنی و بهداشت حرفه‌ای است. این اقدام، مجموعه‌ای از عملیات و فعالیتهایی به ظاهر ساده است و به دلیل همین سادگی همیشه خطر نادیده گرفتن در آن وجود دارد. نکته مهمی که در این فرایند وجود دارد و باید به عنوان یک فرهنگ اساسی در محیط کار نهادینه شود، این است که همه کارکنان در تمامی سطوح می‌بایست احساس کنند که ساماندهی محیط کار یک مسئولیت اضافی و فوق العاده نیست بلکه بخشی از کار روزمره آنان محسوب می‌شود و کاری نیست که عده‌ای دیگر مسئول و موظف به اجرای آن باشند. ژاپنی‌ها پس از پایان جنگ جهانی برای ساماندهی کشورشان از برنامه مدون شده‌ای به نام 5s استفاده کردند که نتایج چشمگیر فراوانی داشت و پس از آن بسیاری از کشورهای توسعه یافته و در حال توسعه از آن استفاده کردند. 5s، مخفف 5 کلمه ژاپنی است که با حرف S شروع می‌شوند. این برنامه دارای 5 مرحله است و به عنوان اصول پنجگانه مطرح می‌شود. دانشمندان علم مدیریت کشور به علت نبود فاکتورهای لازم در اجرای موفق 5s، دو مرحله دیگر نیز به مراحل اجرای 5s افزوده‌اند و آن را هفت سین صنعتی نامیده‌اند. مهمترین دلایلی که اجرای برنامه 5s را توجیه می‌کند، عبارتند از:
- خطاهای کمتری اتفاق می‌افتد،
- فضاهای بیشتری ایجاد می‌شود،
- زمانهای جستجو کاهش می‌یابد،
- محیط کار ایمن و بهداشتی می‌شود،
- خلاقیت در محیط کار افزایش می‌یابد،
- بهره‌وری و کارایی سازمان افزایش می‌یابد،
- زمانهای اولیه شروع به کار کاهش می‌یابد،
- عمر مفید دستگاه‌ها و تجهیزات افزایش می‌یابد،
- مسافتها برای دستیابی به وسایل، کوتاه می‌شود،
- اجرای این برنامه نیاز به سرمایه‌گذاری زیادی ندارد،
- محیط مناسب برای انجام فعالیتهای بهبود مستمر ایجاد می‌شود،
- کیفیت محصول هر شرکتی بستگی به کیفیت محیط کار آن دارد.
+ آثار رواني آراستگي محيط كار
عوامل اثرگذار بر محيط‌هاي كار كه تعيين كننده ميزان بهره‌وري در يك سازمان است، به دو دسته‌ی عوامل نرم و عوامل سخت تقسيم مي‌شوند. سبك رهبري و مديريت در يك سازمان از ويژگي‌هاي نرم و تكنولوژي از ويژگي‌هاي سخت يك سازمان است. ويژگي‌هاي فيزيكي نیز، از جنبه‌هاي سخت محيط كار به شمار مي‌روند و بر روي كساني كه در محيط، كار ميكنند آثار زيادي دارد. تحقیقات زیادی در این خصوص انجام گرفته که در این راستا، توجه به چهار نكته مهم قابل توجه است:
اول اینکه ويژگي‌هاي فيزيكي ماهيت محدود كننده روي كاركرد افراد دارد و مي‌تواند بر كاهش بهره‌وري تأثير بگذارد. ديگر اين كه ويژگي‌هاي سخت محيط‌هاي كار، عقايد درباره خود و ديگران را رقم مي‌زند. در حقیقت، محيط‌هاي كاري كم كم ديدگاه‌هاي مثبت يا منفي را درباره خود و انسان‌هاي ديگر ايجاد ميكنند. محيط‌هاي آراسته در شكل دادن عقايد و ديدگاه‌هاي مثبت درباره كاركنان نقش دارند و به عكس محيط‌هاي كاري درهم ريخته و ناايمن ديدگاه منفي را نسبت به خود و ديگران رقم مي‌زنند. نكته سوم اين كه ويژگي‌هاي سخت محيط كار عاملي براي تحريك و انگيزش به شمار مي‌روند و نكته مهم ديگر اين است كه محيط‌هاي كاري مي‌توانند منبعي از «سرور و لذت» باشند و در واقع مي‌توانيم محيط‌هاي كاري را به گونه‌اي طراحي كنيم كه احساس سرور و لذت و شادكامي را برانگيزند.
نظام آراستگي با تأكيد بر آراستگي و جنبه‌هاي سخت و نرم محيط‌هاي كاري، روحيه، نشاط، ایمنی و کیفیت را به ارمغان مي‌آورد و با حذف محدوديت‌هاي محيطي، كارآيي و سلامت کارکنان را افزايش مي‌دهد. نگاهي به اهداف و مفاهيم و نظام آراستگي و مراحل اجراي آن و بررسي تاريخچه و نسبتش با فرهنگ ملي و ديني و آثار و نتايج آن، نشان مي‌دهد كه پرداختن به نظام آراستگي ضروري است.
+ فوايد و مزایای اجرای 5s
برخی از فواید و مزایای اجرای 5s، عبارتند از:
- صرفه‌جویی در وقت،
- کاهش ضایعات در محیط کار،
- افزایش بازدهی در کار و تجارت،
- افزایش رضایت مشتریان و کارکنان سازمان،
- انجام سریعتر امور و کاهش دوباره کاری‌های زائد در کار،
- افزایش ایمنی محیط کار و کاهش صدمات فیزیکی و ذهنی،
- ایجاد تنوع در محیط کار و از بین رفتن خستگی و یکنواختـی،
- افزایش جذابیت محیط کار و زندگی و ارتقاء روحیه کارکنـان،
- کاهش وابستگی امور به اشخاص و امکان افزایش گردش مشاغل،
- سهولت در دسترسی به اشیاء، اسناد، مدارک و فایل‌های کامپیوتری،
- افزایش سرعت خطوط تولید محصول و فرآیند ارائه خدمات به مشتری،
- و ... .
همچنین نتایج قابل انتظار از اجرای 5s، عبارتند از:
- حذف اشیاء و اقلام غیر ضروری و دست و پا گیر در محیط کار،
- افزایش امنیت محل کار و کاهش حوادث و خسارتهای مربوط به عدم ایمنی،
- ایجاد نشاط در محیط کار و ارتقاء انگیزۀ کارکنان جهت کار دسته جمعی و نگهداری محیط کار و تجهیزات در وضعیت مطلوب،
- و ... .
هدف نهائی 5s: حفظ لوازم و تجهیزات، پیشگیری از اتلاف و بهسازی فرآیندهای سازمانی و برقراری ارتباطی منطقی و سالم بین انسان، ابزار و کار است.
0 نظر