PCF یا Process Classification Framework چیست و چه کاربردی دارد؟

در این مطلب به تعریف چارچوب طبقه‌بندی فرآیند APQC می‌پردازیم و سپس در خصوص اینکه PCF چه چیزی نیست و چرا سازمان‌ها از PCF استفاده می‌کنند؛ توضیحاتی را ارائه می‌دهیم.

PCF یا Process Classification Framework چیست؟

چارچوب طبقه‌بندی فرآیند APQC یا APQC PCF (Process Classification Framework) یک فهرست سلسله مراتبی از فرایند های تجاری است و شامل 13 طبقه بندی سطح بالا از کارهاست.

در PCF، 13 طبقه‌بندی یا Category وجود دارد که هریک از آنها به سطوح کوچکتری به نام گروه فرایند (Process Group)، فرایند (Process)، فعالیت (Activity) و وظیفه (Task) تقسیم می‌شوند. شکل زیر پنج سطح PCF را با نمونه‌هایی از طبقه‌بندی چهارم نشان می‌دهد:

اعداد قرمزرنگ، شماره شناسایی اجزای فرایند هستند، هر عنصر فرایند در PCF دارای یک شماره شناسایی منحصر به فرد است که حتی زمانی که نام فرایند و تعاریف آنها در صنایع و سازمان‌ها تغییر می‌کند، امکان مقایسه را فراهم می‌آورد.

اعداد جلوی نام عنصر فرایند (به عنوان مثال 4.3.2) اعداد سلسله مراتبی گفته می‌شود. با استفاده از این اعداد به راحتی می‌توان یک جز از فرایند را با استفاده از سلسله مراتب آن پیدا کرد.

طبقه‌بندی (Category) بالاترین سطح چارچوب فرایند است. 13 طبقه PCF شامل فرایندهای عملیاتی مثل 2.0 "توسعه و مدیریت محصولات و خدمات" و همچنین خدمات مدیریت و پشتیبانی مثل 7.0 "توسعه و مدیریت سرمایه انسانی" است. "گروه فرایند" گروهی از فرایندها را نشان می‌دهد که بخشی از اجزای یک طبقه‌بندی هستند. "فرایند" یک فرایند واحد است؛ این نام مجموعه ای از گام‌های مورد نیاز برای دستیابی به یک نتیجه خاص است. "فعالیت" یک گام کلیدی است که برای اجرای یک "فرایند" انجام می‌شود. "وظیفه" عنصری از کار است که در اجرای یک فعالیت نقش دارد. وظایف جزئی‌ترین عنصر PCF هستند که اغلب در صنایع و سازمان‌ها متفاوت اند.

PCF دارای گام‌های مساوی نیست؛ به این معنی که اجزای فرایند در سطح وظیفه‌ی یک فعالیت ممکن است میزان تلاش متفاوتی را برای اجرا نسبت به وظایف فعالیتی دیگر در بخش دیگری از چارچوب، بطلبد. حتی گاهی ممکن است نیاز باشد برای وظایف، سطح پایین‌تری به نام "زیروظیفه" در نظر بگیریم.

PCF یا Process Classification Framework چه چیزی نیست؟

PCF یک نمایش بصری از جریان کار در یک سازمان نیست. همچنین یک نقشه فرایند یا یک فلوچارت یا دیاگرام نیست. از PCF می‌توان برای ایجاد این مدل‌ها استفاده کرد اما PCF به خودی خود فاقد اطلاعات کاملی است که به طور سنتی در نمودارهایی مانند این‌ها وجود دارد.

یکی از کارشناسان استفاده‌کننده از PCF می‌گوید:

Peter Keukelaar/ کارشناس مدیریت کیفیت در Royal Philips Electronic

چرا سازمان‌ها از PCF استفاده می‌کنند؟

• تعریف و مدیریت فرایند

تعریف فرایندها به سازمان‌ها در استانداردسازی فرایندها و شناسایی فرصت‌های بهبود کمک می‌کند. PCF پایه‌ای را برای سازمان‌ها فراهم می‌کند تا تعاریف فرایند مخصوص خود را توسعه دهند.

علاوه براین، PCF مبنای محکمی در جهت مدل‌سازی فرایندها در سطح سازمان فراهم می‌کند. PCF یک زبان سازگار برای همه مدل‌ها ارائه می‌دهد و این زبان بطور مستقیم نحوه انجام کار در سازمان را ترسیم می‌کند. این زحمت تهیه مدیریت انواع مدل‌ها برای یک سازمان را کاهش می‌دهد. متداول‌ترین کاربرد PCF برای مدل‌سازی در کل سازمان در معماری سازمانیست، هنگامی که یک فرد یک مدل فرایند و یک مدل سیستم را ادغام می‌کند تا پاسخی به این سوال که "این فرایند به کدام سیستم بستگی دارد؟" یا برعکس "کدام فرایندها توسط این سیستم پشتیبانی می‌شوند؟" بدهد؛ داشتن یک مدل متمرکز مانند PCF به منطقی کردن تاثیر توسعه یا تغییر در مدل‌ها کمک می‌کند.

• معیارسنجی و ارزیابی

اگر میخواهید عملکرد را در سازمان خود یا در سایر شرکت ها مقایسه کنید ، باید تعریف واضحی از آنچه می‌خواهید مقایسه کنید داشته باشید. PCF راهی برای محک زدن عینی در یک سازمان و سایر شرکت‌ها ارائه می‌دهد. اعداد مرجع منحصربه فرد عناصر فرایند به سازمان‌ها این امکان را می‌دهد که معیار را حتی زمانی که تعاریف و فرایندهای آنها به دلیل تفاوت در صنعت یا نیازمندی های منحصربه فرد کسب و‌کارها متفاوت است، تعریف و مورد بررسی قرار دهند.

• مدیریت محتوا

در سازمان‌های بین‌المللی و پیچیده، محتوا باید سازماندهی شود تا افراد بتوانند آنچه را که نیاز دارند بیابند و باهم کار کنند. سازمان‌ها از PCF به عنوان چارچوبی برای سازمان‌دهی محتوا براساس فرایند استفاده می‌کنند. به عنوان مثال یک چک لیست برای کنترل عملیات کارخانه در چارچوب وظیفه 4.3.2.5.1 "خودکارسازی و کنترل کارخانه" یا حتی به سادگی در گروه فرایند 4.3.2 مربوط به "تولید محصول" طبقه‌بندی می‌شود.

با سیکا همراه باشید تا در ادامه جزئیات چکلیست‌های PCF را خدمت شما ارائه دهیم.