یک پروژه مجموع فعالیت‌هایی است که برای دستیابی به هدف خاصی انجام میگیرد. پروژه‌ها شامل فعالیت‌هایی هستند که بایستی در تاریخ‌های معین وکیفیت تعیین شده‌ای به انجام رسند. لازمه موفقیت هر پروژه، دستیابی به هر سه عامل زمان، هزینه و کیفیت معین است و خارج شدن از هر یک از این سه عامل مذکور، میتواند به انجام پروژه‌ای ناموفق و غیراقتصادی منجرشود. در این محتوا خواهیم فهمید که مدیریت پروژه چیست و برای انجام یک پروژه خوب نیاز است چه نکاتی را بدانیم.
مدیریت پروژه مجموع قوانینی است برای شروع، برنامه‌ریزی، اجرا، کنترل و اتمام کار یک تیم کاری برای دستیابی به اهداف خاص و برآورده کردن معیارهایی که تیم برای موفقیت مشخص کرده‌اند. مدیریت پروژه 2 پارامتر بسیار مهم دارد: 1- اهداف مشخص 2- دوره زمانی مشخص.
به عبارت دیگر مدیریت پروژه استفاده از دانش، مهارت، ابزار و تکنیک برای انجام شدن فعالیت‌های تیم و پروژه برای دستیابی به تعادلی اقتصادی و قابل قبول برای سه عامل هزینه، زمان و کیفیت برای اجرای پروژه است.
فرایند مدیریت پروژه
پروژه‌ها دارای انواع و اندازه‌های مختلف هستند. از طراحی و ساخت یک میز مخصوص گرفته تا احداث یک ساختمان و یا حتی یک نیروگاه. اما مراحل مدیریت پروژه در همه آنها یکسان است و به صورت زیر انجام می‌شود:
1- برنامه‌ریزی پروژه 2- سازماندهی پروژه 3- کنترل پروژه 4- پایان پروژه
تعریف سیستم برنامه‌ریزی پروژه
مهم‌ترین بخش از مدیریت پروژه، برنامه‌ریزی آن است. نحوه برنامه‌ریزی و چگونگی آن میتواند مستقیما بر روی موفقیت پروژه‌ها تاثیرگذار باشد. برای اینکه یک برنامه‌ریزی خوب، کارآمد و اجرایی داشته باشیم بسیار مهم است که در ابتدا یک سیستم برنامه‌ریزی و کنترل پروژه در سازمان وجود داشته باشد. منظور از سیستم برنامه‌ریزی و کنترل پروژه، یک ساختار مناسب در سازمان برای پیاده‌سازی دانش برنامه‌ریزی وکنترل آن است.
تعریف سازماندهی پروژه
سازماندهی شامل تعیین وظایف پروژه، چگونگی گروه‌بندی آنها و تعیین افرادی است که بایستی این وظایف را انجام دهند تا دستیابی به اهداف سازمان آسان شود. بنابراین سازماندهی را براساس موارد زیر بخش میکنیم:
1-طراحی و تعریف کارها و فعالیت‌های ضروری
2-دسته‌بندی فعالیت‌ها براساس مسئولیت‌ها و مشاغل سازمانی تعریف شده
3-برقراری رابطه میان متصدیان مشاغل و فعالیت‌های سازمان
تعریف کنترل پروژه
یکی از مهم‌ترین بخش‌های پروژه، برنامه‌ریزی وکنترل آن است. بنابراین کیفیت برنامه‌ریزی میتواند مستقیما بر روی موفقیت پروژه تاثیر بگذارد. برای ارائه یک برنامه‌ریزی خوب، کاربردی و قابل اجرا بایستی ابتدا یک سیستم درست برنامه‌ریزی شامل ورودی‌ها، فرایندها و خروجی‌ها دردسترس داشته باشیم.
برای کنترل پروژه بایستی شناخت کاملی از جزئیات پروژه داشته باشیم؛ به عنوان مثال: نام پروژه، نام کارفرما، نام مشاور، نام پیمانکار، تاریخ شروع پروژه، مدت زمان انجام پروژه، تاریخ پیش‌بینی شده پایان پروژه، مبلغ قراردادی پروژه، موقعیت جغرافیایی، حجم کلی کار و ... که باید به صورت یک مجموعه تحت عنوان شناسنامه پروژه تهیه شود.
اهداف پروژه‌ها
اهداف پروژه‌ها را مشتریان مشخص می‌کنند. مدیران پروژه با روش‌هایی که آموخته و فراگرفته‌اند تلاش می‌کنند تا برنامه‌ای را تدوین و آن را مطابق با خواسته مشتری آماده کنند.
پایان پروژه
در پایان پروژه پس از به پایان رسیدن مراحل قبل که به طور کامل زیرنظر مدیر پروژه انجام شده است، سرانجام تحت نظارت کلی توسط سازمان و مدیر پروژه تایید می‌شود.
مهارت‌های لازم برای مدیریت پروژه
1- مدیریت زمان:
ددلاین یا همان زمان تحویل نهایی برای هر پروژه مشخص و خاص است که براساس آن و سلسله مراتب هر پروژه تعیین می‌شود و برای رسیدن به ددلاین، هریک از افراد تیم بایستی در زمان مشخص و درستی کار را تحویل داده تا مرحله بعدی آغاز شود.
2- مدیریت هزینه:
هر پروژه با توجه به پروسه‌ای که طی میکند هزینه‌هایی دارد مثل کمک گرفتن از سازمان‌های مشابه، حقوق افراد، ابزارهای مورد نیاز و ... که وظیفه تخمین هزینه‌ها، اختصاص بودجه و برآورد قیمت نهایی پروژه به‌عهده مدیر پروژه است.
3- مدیریت منابع انسانی:
از آنجا که انجام پروژه توسط نیروی انسانی انجام می‌شود، پس مدیریت منابع انسانی نیز از مهارت‌های مدیریت پروژه به حساب می‌آید. مدیریت پروژه باید به نحوی باشد که تعداد نیروهای پروژه به اندازه کافی باشد. زیرا اگر بیشتر باشد باعث هزینه اضافی می‌شود و اگر کمتر باشد زمان اتمام پروژه به تعویق می‌افتد.
4- مدیریت یکپارچه‌سازی اهداف:
یک پروژه موفق، پروژه‌ای است که برای رسیدن به اهداف، به خوبی هدف‌گذاری کند و اگر هدف در میانه راه تغییر کرد، یکپارچه‌سازی جهت پیاده‌سازی استراتژی‌های جدید تعبیه شود. با نظارت دقیق و درست بر روند پروژه، میتوان به مدیریت مدیر پروژه کمک کرد تا بداند در کجا چه تغییراتی نیاز است.
5- مدیریت محدوده:
تعیین و تخمین مواردی مثل تخصیص منابع و ابزار و خط قرمزهایی که مدیر پروژه تعیین میکند، از مواردی است که میتواند نتیجه پروژه را به موفقیت حتمی یا شکست احتمالی نزدیک کند. برای این مورد مدیر پروژه باید مهارت خوبی درموارد ناملموس و ذهنی مثل میزان علاقه مشتری به یک محصول یا تمایل او برای پرداخت هزینه آن داشته باشد.
6- مدیریت کیفیت:
این مبحث در به نتیجه رسیدن پروژه مهم است. چرا که شما زمانی می‌توانید خروجی و نتیجه مطلوب را از پروژه به دست آورید که مطمئن باشید کیفیت کار با انتظار شما قبل از شروع پروژه مطابقت داشته باشد. به بیان دیگر، باید مدام در حال کنترل کیفیت روند کار باشید.
7- مدیریت ارتباطات:
ارتباط موثر با اشخاصی که درگیر یا غیردرگیر با پروژه هستند، مهارتی است که به شما کمک میکند تا درک درستی از نیازها و جوانب مختلف پروژه داشته باشید.
و اما 3 مهارت که شانس موفقیت پروژه را بالا میبرند عبارتند از: 8- مدیریت ریسک، 9- مدیریت تدارکات و 10- مدیریت ذینفعان.
مدارک و گواهی‌های مورد نیاز مدیریت پروژه
در خود رشته مدیریت پروژه، گواهینامه‌های خاصی وجود دارند که داشتن آنها الزامی است. یکی از مهم‌ترین آنان، گواهینامه «متخصص مدیریت پروژه» (PMP) است که از طرف موسسه مدیریت پروژه (PMI) صادر می‌شود.
داشتن این گواهینامه برای استخدام مدیر پروژه در بسیاری از شرکت‌ها لازم است.
علاوه بر این مدرک، متقاضیان می‌توانند مدرک «دستیار تایید شده مدیریت پروژه» یا همان CAPM را نیز دریافت کنند.
مدیریت پروژه مبحثی بسیار گسترده و دقیق است که با انجام درست مراحل آن و دانش مناسب، میتواند یک پروژه را به بهترین نحو به پایان برساند.
0 نظر