سازمان همکاری و توسعه اقتصادی در گزارشی در سال ۲۰۰۳ میلادی، اهمیت و ضرورت مدیریت دانش در سازمان‌های دولتی را مورد بررسی قرار داده است. از نظر این سازمان، سازمان‌های دولتی بنا به دلایل ذکر شده در مطلب، باید به سمت مدیریت دانش حرکت کنند.
اهمیت و ضرورت مدیریت دانش در سازمان‌های دولتی
مدیریت دانش در سازمان‌های دولتی چه کاربردی می‌تواند داشته باشد؟ آیا ماهیت و نقش سازمان‌های دولتی می‌طلبد که در مورد مدیریت دانش در سازمان‌های دولتی صحبت شود؟ سازمان همکاری و توسعه اقتصادی در گزارشی در سال ۲۰۰۳ میلادی، اهمیت و ضرورت مدیریت دانش در سازمان‌های دولتی را مورد بررسی قرار داده است. از نظر این سازمان، سازمان‌های دولتی بنا به دلایل ذیل باید به سمت مدیریت دانش حرکت کنند:
- تبدیل‌شدن دانش به مهم‌ترین منبع اثربخشی فعالیت‌ها و اقدامات سازمان.
با توجه به اینکه یکی از مهم‌ترین وظایف بخش دولت، تصمیم‌گیری و خطمشیگذاری است، اهمیت دانش در این خصوص، سیری صعودی خواهد داشت. به نظر می‌رسد که گرایش‌های نوین در خطمشیگذاری، استفاده صرف از شیوه‌های اثبات‌گرایی (تحصلّی) در کسب دانش را مورد انتقاد قرار داده‌اند و گرایش‌هایی به سمت رویکردهای پدیدار شناختی و نظریه‌های بی‌نظمی مشاهده می‌شود و لذا با توجه به ماهیت دانش و مخصوصاً دانش نهفته که ذهنی بوده و حاوی ارزش‌ها و تجارب و باورها نیز می‌باشد، اهمیت دانش در گرایش‌های نوین خطمشیگذاری حائز توجه خواهد بود.
- اعمال حاکمیت به جای تصدی‌گری.
یکی از انتقاداتی که مخصوصاً در سال‌های اخیر متوجه دولت‌ها شده است در خصوص اندازه دولت‌ها بوده است. منتقدان می‌گویند که بزرگی بیش‌ازحد دولت و گسترش بی‌رویه بوروکراسی اداری مانع کارایی و پاسخگویی سریع در بخش دولتی شده است، به‌گونه‌ای که کوچک‌سازی در دولت و حرکت از تصدی‌گری به‌سوی اعمال حاکمیت در دستور کار دولت‌ها قرار گرفته است. اعمال حاکمیت می‌طلبد که دولت‌ها به حرکت‌های مبتنی بر دانش توجه کنند.
- جهانی شدن.
به نظر می‌رسد که جهانی شدن به چالشی مهم برای سازمان‌های دولتی تبدیل شده و یا بزودی خواهد شد. با گسترش جهانی شدن، رقابت بین سازمان‌هایی که خدمات مشابهی ارائه می‌کنند گسترش یافته، و نیاز به کسب دانش و مهارت در کسب و به‌کارگیری آن اهمیت خواهد یافت. عصر آینده عصر شبکه‌ها خواهد بود اما نه شبکه‌های تکنولوژی بلکه شبکه‌های انسانی در قالب فنّاوری‌ای نو، عصر آینده تنها عصر هوش مصنوعی و نظام‌های متخصص نخواهد بود بلکه عصر هوشمندی مجموعه انسانی در شبکه‌های جهانی است. در آینده شبکه‌هایی که در آن‌ها دانش و بصیرت انسان‌ها، هوش و نبوغ آنان، خلاقیت و نوآوری‌هایشان باهم جمع شده است، جامعه انسانی را به‌پیش خواهند راند. یکی دیگر از نمودهای جهانی شدن در درون کشورها کمرنگ شدن تمایز بین بخش عمومی و خصوصی خواهد بود.
- توانمندی بخش خصوصی.
توانمندی‌های بخش خصوصی در عرصه‌های مختلف روز به‌روز بیشتر می‌شود و توانمندی آن‌ها در به‌کارگیری فن‌هایی مثل مهندسی مجدد فرایندهای تجاری، مدیریت کیفیت جامع، مدیریت راهبردی و تکنیک‌های مشابه دیگر باعث شده است که فاصله موجود میان سازمان‌های بخش خصوصی و سازمان‌های دولتی رو به افزایش نهد.
- افزایش دانش شهروندی.
بر خلاف جوامع گذشته، درصد بالایی از شهروندان را امروزه افرادی تشکیل می‌دهند که دارای مهارت و آموزش‌های سطح بالایی هستند و به عنوان یک منبع با ارزش برای سازمان‌هایی در آمدهان., به نظر می‌رسد که شهروندمحوری به تدریج تبدیل به یکی از راهبردهای اصلی مدیریت دولتی شود که البته در مدیریت دولتی نوین به‌عنوان یکی از راهبردهای اصلی معرفی شده است. این سیاست موجب می‌شود تا مشارکتی سازنده و مبتنی بر اعتماد بین سازمان‌های دولتی و شهروندان به وجود آید و شهروندان نسبت به مسائل محیطی و دیگر شهروندان نیز احساس مسئولیت کنند و همین طور دولتمردان و کارگزاران بوروکراسی این الزام را درک کنند که باید به انتظارات و خواستهای شهروندان گوش فرا داده و ارضای نیازها و انتظارات شهروندان را الویت نخست فعالیت‌ها و اقدامات خود قرار دهند.
شهروندان را می‌توان به‌عنوان مهم‌ترین شرکای خطمشیگذاری دولت محسوب نمود. با توجه به آنکه شهروندان، واژه عامی به نظر می‌رسد و اینکه همه شهروندان قادر به مشارکت اثرگذار نیستند، به نظر می‌رسد دسته‌ای از شهروندان نظیر دانشگاهیان، محققان و پژوهشگران، روزنامه‌نگاران و نظایر آن‌ها توان اثرگذاری بیشتری بر سازمان‌های را دولتی دارند. از این دسته از شهروندان با عنوان شهروندان دانشی نام برده می‌شود. بسیاری از سازمان‌ها به دانش درون‌سازمانی خود اکتفا نموده و توجه و ارزشی برای دانش برون‌سازمانی قائل نیستند، حال آنکه منابع عظیم دانش در بیرون از سازمان نهفته است. به نظر می‌رسد در دنیایی که دانش به‌تنهایی منبع مزیت رقابتی پایدار برای سازمان‌ها تبدیل شده است، باید توجه به این منبع غنی دانش ضروری باشد. سازمان‌ها زمینه‌های لازم را برای شناسایی و دستیابی به دانش شهروندان فراهم آورده و از آن در تصمیم‌گیری‌ها و حل مسائل سازمانی خود استفاده نمایند.
- از دست دادن نیروهای با تجربه در سازمان‌های دولتی.
دانش یک موضوع اجتماعی و انسانی است و بر خلاف اطلاعات به فناوری وابسته نیست. با خروج نیروهای تحصیل کرده و حرفهای از سازمان‌های دولتی، عملا بخشی از دانش که سازمان دولتی سالها برای آن سرمایهگذاری کرده است، از نظام خارج می‌شود و این می‌طلبد که از طریق الگوهای مناسب مدیریت دانش از اتلاف این سرمایه‌ها که سرمایه‌های ملی محسوب می‌شوند، جلوگیری نمود.
امکان‌پذیری مدیریت دانش در سازمان‌های دولتی ما در دنیایی زندگی می‌کنیم که نغییرات سریع به شدت جهانی می‌شوند. واژه‌هایی مثل اقتصاد دانشی، سازمان‌های دانشی و دانشگران، برای ما روز به‌روز مانوس‌تر می‌شوند. تغییرات سریع در کنار ایجاد چالش، فرصتهایی را نیز در اختیار سازمان‌ها قرار داده‌اند. به‌عنوان مثال، فناوری اطلاعات در کنار چالش‌های خاص خود فرصتهایی را نیز در اختیار سازمان‌ها (اعم از خصوصی و دولتی) قرار داده است. بررسی تاریخی نشان می‌دهد که فن‌هایی مثل مهندسی فرایندهای تجاری، برنامه‌ریزی منابع شرکت و مدیریت کیفیت جامع ابتدا در شرکت‌های بزرگ بخش خصوصی، به وجود آمده و رشد کرده‌اند . مدیریت دانش نیز استثناء نیست. تجارب نشان داده است که مدیریت دانش در بخش‌های خصوصی، امتحان خود را به خوبی پس داده و ثابت کرده است که یک مد زودگذر و موقت نیست. شواهد حکایت از آن دارد که سازمان‌های دولتی نیز باید با مدیریت دانش عجین شوند. امروزه دولتهایی مثل انگلستان، آمریکا، فنلاند و مالزی در ساختارهای خود، واحدهایی را برای هدایت فعالیتهای مدیریت دانش به وجود آورده‌اند:
۱. تقویت فرهنگ حمایت از مدیریت دانش
۲. تدوین اهداف و راهبردهای مدیریت دانش
۳. طراحی ساختارهایی برای مدیریت دانش در درون ساختار رسمی سازمان
۴. تدوین فرایندهای مدیریت دانش
۵. فراهم آوردن زیرساخت های فنی لازم برای توسعه فعالیتهای مدیریت دانش
۶. تدوین برنامه های آموزشی لازم برای کارکنان.
بررسی آراء صاحب‌نظران در این خصوص نشان می‌دهد که ضرورت به‌کارگیری مدیریت دانش در سازمان‌های دولتی، انکارناپذیر است، اما سال اصلی در اینجاست که آیا سازمان‌های دولتی می‌توانند با استفاده از مدل‌های موجود مدیریت دانش که عمدتاً در بخش خصوصی ایجادشدهاند به سراغ مدیریت دانش بروند؟ آیا مخلفه‌ها و عناصر مدیریت دانش در بخش دولتی، همان مخلفه‌ها، ابعاد و عناصر بخش خصوصی است؟
موافقان و مخالفان مدیریت دانش در سازمان‌های دولتی
گرچه در خصوص ضرورت مدیریت دانش برای سازمان‌های دولتی، مخالفتی به چشم نمی‌خورد. اما بعضی از صاحب‌نظران (به‌عنوان مثال؛ Boyne، ۲۰۰۲) معتقدند که اختلافات بین سازمان‌های دولتی و سازمان‌های خصوصی آن‌قدر زیاد است که سازمان‌های دولتی نمی‌توانند از تکنیک‌های بخش خصوصی استفاده کنند. سازمان‌های دولتی در موضوعاتی مثل مدیریت منابع انسانی، خطمشیگذاری و مدیریت موضوعات اخلاقی از سازمان‌های بخش خصوصی متمایز می‌گردند. لذا مدل‌های موجود مدیریت دانش، به‌هیچ‌عنوان نمی‌توانند مبنای کار قرار بگیرند و باید به دنبال مدل های منحصر به فرد برای بخش دولتی رفت.
دسته دوم (موافقان) را افرادی تشکیل می‌دهند (به‌عنوان مثال Lane,۲۰۰۰:۲۵ و Cong & Pandya.۲۰۰۳۲۰-۳۲) که می‌گویند با مفاهیم مدیریت دولتی سنتی نمی‌توان به سراغ مدیریت دانش موثر رفت زیرا مدیریت دانش، موضوعی اجتماعی و انسانی است و با رویکرد تحصلی یا اثبات‌گرایی همخوانی ندارد. در رویکرد اثبات‌گرایی همه دانشها از زوایه "عینیت" و نه "ذهنیت" نگریسته می‌شود و لذا طبق این رویکرد بخش عظیمی از دانش (دانش نهفته) نادیده گرفته می‌شود. موافقان از ارزشهای جدید در مدیریت دولتی نام می‌برند، ارزشهایی که عمدتا با مفاهیم مدیریت دولتی نوین ارتباط پیدا می‌کنند. عمده این ارزش‌ها عبارت‌اند از:
مشارکت با شهروندان:
نظریه‌های نوین مدیریت دولتی، تاکید زیادی بر ارزش مشارکت، یعنی هم مشارکت شهروندان درامور سازمان‌های دولتی و هم مشارکت اعضای سازمان در تصمیم‌گیری‌ها دارند. اوریون وایت در اثر اولیهاش یعنی (سازمان دیالتیکی) اهمیت نوعی تعامل فعال و مدوام بین کارکنان سازمان و گروه‌های اربابرجوع در اجرای خط‌مشی‌ها و رویه‌ها را برای مدنظر قرار دادن همه منافع، مطرح کرده بود. افرادی مثل فردریک تییر و هرلن کلیوند از کاهش سلسله‌مراتب در سازمان‌های دولتی خبر داده‌اند.
توجه به ارزشهای ذهنی:
نگرش‌های سنتی مدیریت دولتی تحت سیطره مکتب اثبات‌گرایی، سعی در کم رنگ کردن و نفی ذهنیت داشت. اما در مفاهیم جدید مدیریت دولتی، موضوعاتی از قبیل ذهنیت و ارزشهای ذهنی نیز موردتوجه قرار گرفته است. به‌عنوان مثال، کیرگهارت در مقالات مینوبروگ تلاش کرد تا تئوری مدیریت دولتی را از منظر اگزیستانسیالیسم و پدیدارشناسی مطرح کند. وی در این مقاله متذکر می‌شود که پیشرفتهای جدید در علوم اجتماعی ممکن است شالوده‌ای برای فائق آمدن بر دیدگاه سنتی وبری در باب بوروکراسی عقلایی فراهم کند.
با توجه بر تاکید مدیریت دانش بر روی خاصیت بین‌الاذهانی بودن دانش، انتظار می‌رود که موضوع مدیریت دانش همخوانی بیشتری با مدیریت دولتی پیدا کند.
توجه به محیط بیرونی و شهروندان:
برخلاف رویکرد سنتی مدیریت دولتی، که توجه اصلی خود را به رخدادهای درون بوروکراسی معطوف می‌داشت. گرایش‌های نوین و افق‌های جدید در مدیریت دولتی خبر از گرایش سازمان‌های دولتی به محیط بیرونی را می‌دهند. مسئولیت‌پذیری اجتماعی و پاسخگویی مطلوب به شهروندان در سایه تقویت نظارت‌های عمومی باعث شده است تا شهروندان در محور بحث‌های مدیریت‌ها قرار بگیرند.
سرمایه اجتماعی و اعتماد عمومی:
نظریه‌های نوین مدیریت دولتی گرایش‌های فزاینده به‌سوی تقویت سرمایه‌های اجتماعی که ریشه در افزایش اعتماد عمومی دارد. از خود نشان می‌دهند. یکی از شرایط اصلی برای موفقیت مدیریت دانش، وجود اعتماد است. افراد تا به یکدیگر اعتماد نکنند دانش خود را با دیگران تسهیم نخواهند کرد. اگر آن‌ها احساس کنند که با تسهیم دانش، قدرت خود را از دست خواهند داد از ارائه دانش خود به دیگران، خودداری خواهند کرد.
چارچوبی برای مدیریت دانش در سازمان‌های دولتی
چارچوب‌ها و مدل‌های زیادی در زمینه مدیریت دانش ارائه‌شدهاند. هدف این چارچوب‌ها کمک به سازمان‌ها در راستای درک بهتر دانش و به‌کارگیری آن در راستای بهبود فرایندهای تصمیم‌گیری و خطمشیگذاری به‌منظور بهبود ارائه خدمات‌رسانی بوده است. بررسی‌ها نشان می‌دهند که این چارچوب‌ها ضمن توجه به ابعادی مهم از مدیریت دانش، برای سازمان‌های دولتی کامل نبوده و همه عناصر را در بر نمی‌گیرند. جشی و هالس اپل (۱۹۹۹) چارچوب‌های موجود در مدیریت دانش را به‌گونه‌ای تطبیقی مورد بررسی قرار داده و به این نتیجه رسیده‌اند که مدل‌های موجود بنا به دلایل ذیل برای سازمان‌های دولتی از جامعیت کافی برخوردار نیستند. فرایندهای مدیریت دانش در سازمان‌های دولتی به دلیل گستردگی حوزه کاری باید از پیچیدگی و جامعیت بیشتری برخوردار باشند، زیرا سازمان‌های دولتی به (ذینفعان) و سازمان‌های بخش خصوصی به سهامداران وابسته هستند. در بخش خصوصی رضایت خاطر در سهامداران خلاصه می‌شود. از طرفی، ملاک مدیریت دانش در سازمان‌های بخش خصوصی، بازگشت سرمایه و سود است ولی این معیار نمی‌تواند ملاک موفقیت مدیریت دانش در سازمان‌های دولتی باشد.
مدل‌هایی که در بخش خصوصی و تجاری شکل گرفته‌اند بر مبنای رقابت و مزیتهای رقابتی بازار استوارند در حالی که رقابت در بخش دولتی نمی‌تواند مبنا و معیاری برای مدلها باشد. در سازمان‌های دولتی عواملی نظیر کیفیت ارائه خدمات به مشتریان، مسئوولیت، پاسخگویی شهروندان، مبنا قرار می‌گیرند.
هدف غایی مدیریت دانش در بخش‌های خصوصی و تجاری، افزایش سودآوری است. در بخش خصوصی از دستیابی به دانش درونی یا بیرونی در راستای سودآوری بیشتر استفاده می‌شود و به‌عبارتی هدف، دستیابی به منافع صاحبان سهام است اما در سازمان‌های دولتی از کسب دانش در راستای دستیابی به اهداف ذینفعان استفاده می‌شود. به نظر می‌رسد که با توجه به هدفها و مسئولیت‌های اکتفانمودن به دانش سازمانی جوابگوی نیازهای متنوع سنگین سازمان‌های دولتی، دانشی سازمان‌ها نباشد. لذا چارچوب‌های مدیریت دانش در سازمان‌های دولتی باید به این موضوع دقت ویژه‌ای داشته باشند.
عناصر و ابعاد مدیریت دانش در سازمان‌های دولتی
کانگ و پاندیا (۲۰۰۳) استدلال می‌کنند که برای شناسایی عناصر و ابعاد مدیریت دانش در سازمان‌های دولتی باید پژوهش‌های متعددی انجام شود. با این وجود آن‌ها عناصر زیر را به‌عنوان عناصر پیشنهادی برای چارچوب مدیریت دانش در سازمان‌های دولتی ارائه کرده‌اند:
۱. مردم و فرهنگ سازمانی. ایجاد یک فرهنگ سازمانی (شامل ارزش‌ها و رفتارها) صحیح برای مدیریت دانش، مهم‌ترین و در عینحال مشکل‌ترین چالش مدیریت دانش است. از آنجا که مدیریت دانش یک موضوع انسانی است، موفقیت مدیریت دانش، وابسته به این است که مردم برای توزیع دانش، اولا: برانگیخته شده باشند، دوما: توانایی آن را داشته باشند و سوما: توانایی استفاده از دانش دیگران را هم داشته باشند.
با توجه به سلسله‌مراتبی بودن سازمان‌های دولتی و تعامل ضعیف بین اجزای سازمان، به نظر می‌رسد ایجاد چنین فرهنگی با موانع متعددی روبرو می‌شود. برای ایجاد یک فرهنگ توزیع دانش، چارچوب مدیریت دانش، در سازمان‌های دولتی باید:
۱,۱. در خصوص مزایای مدیریت دانش، آگاهی بدهد. مدیران و کارکنان سازمان‌های دولتی باید از تغییرات و مزایایی که مدیریت دانش می‌تواند به همراه خود بیاورد، با خبر باشند. آن‌ها ضمن اینکه باید بدانند (دانش قدرت است) باید همچنین بدانند که (توزیع دانش هم قدرت است).
۲,۱. ایجاد محیطی مبتنی بر اعتماد. مردم وقتی به تسهیم دانش خود تمایل دارند که به یکدیگر اعتماد داشته باشند هر چه میزان اعتماد بالاتر باشد میزان تسهیم دانش هم بیشتر خواهد بود. جریان اعتماد باید از بالا به پایین آغاز شود.
۳,۱. دادن پاداش‌های رسمی و قدردانی از افراد. کارکنان و افرادی که دانش خود را در اختیار دیگران قرار می‌دهند و یا به‌گونه‌ای مناسب آن را به کار می‌گیرند باید مورد قدردانی و شناسایی قرار بگیرند.
۴,۱. تشکیل تیم دانش. گروه‌های دانش، نقش محوری و اساسی در موفقیت مدیریت دانش ایفا می‌کند. این گروه‌ها با برقراری ارتباط و تعامل قوی، محدودیت‌های فرهنگ سنتی را به حداقل می‌رسانند.
۲. فرایند، ترسیم متدلوژی مدیریت دانش با توجه به‌پیشینه موجود، فرایندهای ذیل را دربر می‌گیرد:
۱,۲. تعیین و شناسایی. شایستگی‌ها، توانمندی‌ها و تخصص‌های افراد باید مورد شناسایی قرار بگیرد و همچنین شکاف میان دانش موجود و دانش موردنیاز تعیین گردد.
۲,۲. کسب دانش. دانش موردنیاز سازمان دولتی باید هم از درون و هم از بیرون سازمان به دست آید.
۳,۲. انتخاب. که شامل ارزیابی و فیلتر نمودن دانش‌های به دست آمده است. این کار به منظور شناسایی دانش مناسب و صحیح و حذف دانش‌های غیرضروری انجام می‌گیرد.
۴,۲. ذخیره. دانش انتخاب شده باید به‌گونه‌ای مناسب در حافظه سازمانی قرار بگیرند، همچنین در دوره‌های زمانی مناسب این حافظه باید به‌روز شود.
۵,۲. توزیع دانش. دانش ذخیره شده باید به‌گونه‌ای مناسب در دسترس افرادی که به آن نیاز دارند، قرار گیرد.
۶,۲. به‌کارگیری. اشاره به استفاده از دانش در انجام فعالیت‌ها وظایف دارد.
۷,۲. ارزیابی و سنجش. میزان موفقیت مدیریت دانش باید مورد ارزیابی و سنجش قرار گیرد.
۳. فناوری. باید دانش سازمانی به‌گونه‌ای مناسب حفظ و نگهداری شود. فناوری باید به‌گونه‌ای انتخاب شود که دانش موردنیاز افراد را در اختیار آن‌ها قرار دهد. برای مدیریت دانش در سازمان‌های دولتی باید به سراغ فناوری‌هایی رفت که برقراری تعاملی پویا با شهروندان را امکان پذیر سازد. همچنین کارل ویگ (۲۰۰۰) در مقاله‌ای با عنوان (کاربرد مدیریت دانش در مدیریت دولتی) عناصر ذیل را برای چارچوب مدیریت دانش در مدیریت دولتی پیشنهاد کرده است.
۱,۳. بهبود کیفیت خدمات دولتی. مدیریت دانش باید ارتقای کیفیت خدمات دولتی را در رأس برنامه‌های خود قرار دهد. به عبارتی با توجه به آنکه بخش دولتی با عامه مردم و نه قشر خاصی از آن‌ها در ارتباط است، ارتقای کیفیت خدمات این بخش اثری عمده بر کیفیت زندگی مردم دارد.
۲,۳. آماده کردن شرکای خطمشیگذاری.
کارل ویگ معتقد است که شهروندان مهم‌ترین شرکای خطمشیگذاری سازمان‌های دولتی هستند. ازنظر ویگ، یک شهروند دانا به منزله یک شریک خطمشیگذاری خوب است، به همین خاطر، مدیریت دانش باید توسعه نیروهای دانشی مستعد و توسعه سرمایه‌های هوشمند در میان شهروندان را نیز مورد توجه قرار بدهد
0 نظر