در اجرای بند ۳ ماده یک دستورالعمل مدیریت دانش در دستگاه‌های اجرایی (موضوع مصوبه شماره ۳۸۶۰۵۶ تاریخ ۲۷.۱۰.۱۳۹۹ شورای عالی اداری) و در راستای ایجاد هماهنگی، هم‌راستایی و وحدت رویه در اجرای مدیریت دانش، نظام‌نامه مدیریت دانش دستگاه‌های اجرایی، تدوین و ابلاغ شده است.
ماده ۱- تعاریف واژگان و اختصارات
سازمان: سازمان اداری و استخدامی کشور
دستگاه: دستگاه‌های اجرایی موضوع ماده ۵ قانون مدیریت خدمات کشوری
مصوبه: مصوبه شماره ۳۸۶۰۵۶ تاریخ ۲۷/۱۰/۱۳۹۹ شورای عالی اداری
ستاد: ستاد برنامه‌ریزی تحول اداری کشور
کمیته: یکی از کمیته‌های تخصصی موضوع ماده ۴ مصوبه شماره ۱۱۸۵۲/۹۳/۲۰۶ تاریخ ۵/۹/۱۳۹۳ شورای عالی اداری که بر اساس ماده ۵ مصوبه مأمور استقرار مدیریت دانش در دستگاه است.
واحد متولی: واحد سازمانی موضوع تبصره ماده ۵ مصوبه که بر اساس تصمیم شورای راهبری توسعه مدیریت دستگاه مسئول اجرای تصمیمات کمیته در پیاده‌سازی مدیریت دانش است.
مدیریت دانش: فرایندی نظام‌مند و مستمر که از طریق آن، دانش دستگاه شناسایی، خلق، نگهداری، تسهیم و به کار گرفته‌شده و منجر به یادگیری، نوآوری، توسعه فردی، توسعه تیمی و توسعه‌سازمانی می‌شود.
فرآیندهای مدیریت دانش: به فرایندهای پنج‌گانه‌ای اطلاق می‌گردد که دانش در دستگاه از طریق آن فرایندها «شناسایی و کشف»، «خلق»، حفظ و نگهداری»، «اشاعه و تسهیم»، و «به‌کارگیری» می‌شود.
تسهیلگرهای مدیریت دانش: عوامل بسترساز و فراهم‌کننده شرایط سازمانی مناسب که محرک و تقویت‌کننده فرآیندهای مدیریت دانش هستند.
چشم‌انداز و مأموریت مدیریت دانش: سندی است که در آن وضعیتی را نشان می‌دهد که دستگاه اجرایی می‌خواهد در آینده در حوزه مدیریت دانش به آن برسد و چگونگی رسیدن به آن، در سند ترسیم می‌گردد.
راهبردهای مدیریت دانش: مجموعه اقداماتی که مسیر دستیابی به اهداف کلان و چشم‌انداز مدیریت دانش را با در نظر گرفتن شرایط محیط داخلی و خارجی دستگاه ترسیم می‌نماید.
نتایج: خروجی‌های دانشی هستند که حاصل استقرار نظام مدیریت دانش در دستگاه است.
پیامدها: اثرات مثبت سازمانی بر دستگاه و ذینفعان آن است که حاصل تحقق نتایج مدیریت دانش است.
ماده ۲- اهداف
اهداف استقرار نظام مدیریت دانش در دستگاه‌های اجرایی عبارت‌اند از:
۱- همسوسازی و هم‌راستایی میان مدیریت دانش و اهداف، برنامه‌ها و استراتژی‌های دستگاه‌ها.
۲- ارزیابی، نظارت و پایش وضعیت بلوغ مدیریت در دستگاه‌ها.
۳- ایجاد و بهبود فرهنگ تبادل و تسهیم دانش در سطح دستگاه‌ها.
۴- شناسایی، خلق، نگهداری، تسهیم و استفاده مستمر از دانش در دستگاه‌ها.
۵- توسعه شبکه دانشی یکپارچه و قابل‌دسترس در نظام اداری با مشارکت دستگاه‌ها.
ماده ۳- اصول
اصول حاکم بر نظام مدیریت دانش در دستگاه‌های اجرایی به شرح ذیل است:
۱- اصل نگرش راهبردی: پشتیبانی و حمایت و همسویی مدیریت دانش با اهداف و استراتژی‌های دستگاه.
۲- اصل نگرش سیستمی: برقراری ارتباط درونی بین اجزاء نظام مدیریت دانش و ارتباط بیرونی بین نظام مدیریت دانش با سایر نظام‌های مدیریتی
۳- اصل جامعیت فرایندها: در نظر گرفتن تمامی فرآیندهای مدیریت دانش به‌منظور استقرار صحیح نظام مدیریت دانش.
۴- اصل مشارکت: جلب مشارکت و همراهی تمامی کارکنان و مدیران در اجرای فرایندهای مدیریت دانش
۵- اصل پایش مستمر: بازبینی و بررسی مستمر نظام مدیریت دانش و فراهم نمودن بازخوردهای لازم جهت اصلاح و بازنگری آن.
۶- اصل تداوم و توسعه مدیریت دانش: در نظر گرفتن مدیریت دانش به‌عنوان یک موضوع بلندمدت و استمرار و توسعه آن به‌منظور نیل به نتیجه مناسب.
۷- اصل انسان‌محوری: محوریت اصلی تمامی فعالیت‌ها و فرایندهای مدیریت دانش سرمایه انسانی است که نقش ویژه‌ای در ارتقا سطح دانش سازمانی دارد.
۸- اصل مالکیت معنوی: حفظ مالکیت معنوی دانش‌های به اشتراک گذاشته‌شده در سطح دستگاه اجرایی.
ماده ۴- ارزش‌ها
ارزش‌های حاکم بر نظام مدیریت دانش در دستگاه‌های اجرایی به شرح ذیل است:
۱) اندیشه محوری: ارج نهادن به اندیشه و تفکر کارکنان به‌عنوان مهم‌ترین دارایی و سرمایه دستگاه اجرایی
۲) اخلاق‌گرایی و فرهنگ محوری: شناسایی، تسهیم و به‌کارگیری دانش با رعایت اصول اخلاقی و ارزشی و کرامت انسانی و حفظ مالکیت معنوی.
۳) عدالت محوری: رعایت عدالت در ایجاد انگیزه و شفافیت در تشویق فعالان مدیریت دانش با توجه به میزان عملکرد آن‌ها.
ماده ۵- راهبردها
اجرای مدیریت دانش به‌عنوان یک نظام مدیریتی مستلزم برخورداری از رویکرد راهبردی و ملاحظه راهبردهایی برای نیل به چشم‌انداز توسعه نظام اداری است. به‌نحوی‌که با یک رویکرد سیستمی، بیشترین همگرایی و هم‌افزایی را با دیگر نظام‌ها و خرده نظام‌های اداری و مدیریتی برقرار نماید. بر این اساس، راهبردهای مدیریت دانش به شرح ذیل می‌باشند:
۱- هم‌راستایی اهداف و استراتژی‌های مدیریت دانش با اهداف و استراتژی‌های دستگاه.
۲- ایجاد یکپارچگی و تعامل بین نظام مدیریت دانش و سایر نظام‌های مدیریتی در راستای راهبردهای کلان دستگاه.
۳- همگرایی با شرایط محیط داخلی و خارجی نقاط قوت و ضعف دستگاه جهت نیل به چشم‌انداز مدیریت دانش.
ماده ۶- مدل مدیریت دانش
مدل مدیریت دانش با ابتناء بر مدل‌های جهانی، نظرات خبرگان و ویژگی‌های نظام اداری کشور طراحی‌شده و تصویر جامعی از مدیریت دانش در نظام اداری ایران ایجاد می‌کند که راهنمای اجرای این نظام قرار می‌گیرد. شکل زیر نشان‌دهنده مدل مفهومی مدیریت دانش دستگاه‌های اجرایی است که دارای پنج لایه اصلی است:
مدل مدیریت دانش دستگاه‌های اجرایی
۱) لایحه اول (هسته مدل) بیانگر چشم‌انداز و مأموریت مدیریت دانش دستگاه است. در چشم‌انداز، وضعیت آتی که دستگاه درزمینه مدیریت دانش می‌خواهد به آن برسد ترسیم‌شده و در مأموریت، نحوه تحقق چشم‌انداز و نقش دستگاه در آن مشخص می‌شود.
۲) تسهیلگرهای مدیریت دانش در لایه دوم قرار دارند که بستری مهم برای اجرا و توسعه فرایندهای دانشی در دستگاه هستند که با بهره‌گیری صحیح از این عناصر فناوری،
۳) در لایه سوم مدل، فرآیندهای دانشی قرار دارند که پیاده‌سازی مدیریت دانش در دستگاه از شناسایی و کشف دانش تا به‌کارگیری دانش، درگرو اجرای صحیح آن‌ها است. این فرایندها شامل شناسایی و کشف دانش، خلق دانش، حفظ و نگهداری دانش، اشاعه و تسهیم و به‌کارگیری دانش هستند.
۴) لایحه چهارم مدل دربردارنده نتایج مدیریت دانش در دستگاه است و شامل نوآوری، یادگیری، توسعه فردی، توسعه تیمی، و توسعه‌سازمانی می‌باشد.
۵) در لایحه پنجم و نهایی، پیامدهای کسب نتایج مندرج در لایه چهارم قرار می‌گیرد. پیامدهای نتایج اجرای مدیریت دانش در دستگاه‌ها شامل مواردی نظیر بهبود کیفیت خدمات، ارتقاء شفافیت و پاسخگویی به شهروندان و بهره‌وری هستند.
ماده ۷- مراحل استقرار مدیریت دانش در دستگاه
استقرار نظام مدیریت دانش در دستگاه‌ها شامل چهار مرحله است. سازمان و دستگاه‌ها موظف‌اند برنامه‌ها و اقدامات خود را در چارچوب مراحل زیر طراحی و اجرا نمایند:
الف. بسترسازی مدیریت دانش
ب. سنجش بلوغ مدیریت دانش
ج. برنامه‌ریزی استقرار نظام مدیریت دانش
د. اجرای برنامه‌های پیش‌بینی‌شده برای استقرار مدیریت دانش
ه. پایش و ارزیابی برنامه‌های مدیریت دانش
ماده ۸- بسترسازی مدیریت دانش
۸-۱- راهبری مدیریت دانش در ستاد:
سازمان موظف است به‌منظور برنامه‌ریزی راهبردی و نظارت بر حسن اجرای این نظام‌نامه و استقرار کامل مدیریت دانش در دستگاه‌ها نسبت به انجام موارد زیر در ستاد اقدام نماید:
۱) تصویب سیاست‌های کلی و برنامه‌های راهبردی مدیریت دانش در نظام اداری.
۲) پیشنهاد تغییرات در سایر نظام‌های مدیریتی متناسب با اهداف و فعالیت‌های مدیریت دانش (بر اساس ماده ۳ مصوبه) جهت تصویب در مراجع مربوط.
۳) طراحی و برنامه‌ریزی به‌منظور استقرار شبکه ملی مدیریت دانش بخش دولتی و تعیین استانداردهای لازم جهت بهره‌برداری از سامانه‌های مربوط
۴) بررسی گزارش‌های کلی بلوغ مدیریت دانش و تعیین نحوه شناسایی و تقدیر از دستگاه‌های فعال و برگزیده در حوزه مدیریت دانش
۸-۲- اقدامات کمیته تخصصی مسئول استقرار مدیریت دانش در دستگاه:
دستگاه موظف است به‌منظور ایجاد بستر مناسب، فرهنگ‌سازی و فراهم نمودن زیرساخت‌های موردنیاز استقرار نظام مدیریت دانش، یکی از کمیته‌های تخصصی موضوع ماده ۴ مصوبه شماره ۱۱۸۵۲/۹۳/۲۰۶ تاریخ ۵/۹/۱۳۹۳ شورای عالی اداری را تعیین و مأمور انجام وظایف زیر نماید:
۱) بررسی و تأیید چشم‌انداز، اهداف و راهبردهای مدیریت دانش دستگاه.
۲) بررسی و تأیید برنامه‌ها و طرح‌های دستگاه درزمینهٔ مدیریت دانش.
۳) بررسی و پیش‌بینی اعتبارات و منابع موردنیاز استقرار نظام مدیریت دانش بر اساس سند چشم‌انداز، اهداف، راهبردها و برنامه های مصوب
۴) بررسی و تأیید برنامه های توسعه فرهنگ مدیریت دانش و عناوین و محتوای دوره های آموزشی موردنیاز برای کارکنان.
۵) پیش‌بینی و تأیید سازوکارهای انگیزشی برای مشارکت کارکنان، مدیران و واحدهای ستادی و استانی فعال دستگاه در چارچوب دستورالعمل‌های سازمان.
۶- پیش‌بینی و تصویب سازوکارهایی برای حفظ مالکیت معنوی و حقوق تألیفی صاحبان و ثبت‌کنندگان دانش در چارچوب ضوابط و مقررات.
۷) تصویب شیوه‌نامه‌های موردنیاز نظام مدیریت دانش به‌ویژه در حوزه‌های انجمن‌های خبرگی، سامانه نرم‌افزاری، روش‌های ثبت دانش، فرایند استخراج دانش در زمان خروج از خدمت.
۸) پایش مستمر اجرای مدیریت دانش، اخذ گزارش‌های مربوط و ارائه آن به سازمان.
۹) ارزیابی نتایج و دستاوردهای اجرای نظام مدیریت دانش در دستگاه.
۱۰) نظارت بر انتخاب مؤسسات مشاور صاحب صلایت در راستای استقرار نظام مدیریت دانش.
۸-۳- واحد متولی مدیریت دانش و شرح وظایف آن:
دستگاه اجرایی مطابق تبصره ماده ۵ مصوبه، واحد متولی مدیریت دانش را متناسب با شرح وظایف و ساختار موجود دستگاه تعیین نموده و این واحد مسئولیت اجرای تصمیمات کمیته تخصصی موضوع‌بند ۸-۲ را بر عهده دارد.
ماده ۹- سنجش بلوغ مدیریت دانش
سنجش بلوغ مدیریت دانش دستگاه‌های اجرایی مبتنی بر چهار لایه تسهیل‌گرها، فرایندها، نتایج و پیامدها بر اساس مدل مفهومی استقرار مدیریت دانش دستگاه‌های اجرایی انجام می‌گیرد. سنجش بلوغ مدیریت دانش، یک‌بار در ابتدای استقرار نظام مدیریت دانش و سپس به‌صورت سالانه جهت تعیین میزان موفقیت و ارتقاء دستگاه اجرایی در پیشبرد اهداف مدیریت دانش و همچنین تدوین برنامه‌های بلندمدت و کوتاه‌مدت مدیریت دانش توسط دستگاه اجرایی در چهار مرحله به شرح ذیل انجام می‌پذیرد:
۱) مرحله اول؛ خودارزیابی- در این مرحله پس از تعیین واحد متولی مدیریت دانش در دستگاه، این واحد نسبت به ارزیابی دستگاه بر اساس مستندات خواسته‌شده اقدام می‌نماید. نتایج خودارزیابی به انضمام مستندات مربوط در سامانه‌ای که به همین منظور در پورتال سازمان طراحی و تعبیه می‌گردد، درج خواهد شد.
۲) مرحله دوم: اعتبار سنجی- این مرحله مبتنی بر بررسی امتیازات داده‌شده در خودارزیابی و مستندات ضمیمه‌شده است که در سازمان صورت می‌پذیرد. در این مرحله امتیازات داده‌شده در مرحله اول با بررسی مستندات ارائه‌شده برای هر سنجه اعتبار یابی می‌گردد و در صورت عدم‌تأیید، نتیجه برای اصلاح یا تکمیل مستندات و شواهد به دستگاه منعکس می‌شود.
۳) مرحله سوم: بررسی میدانی- این مرحله مبتنی بر ارزیابی میدانی و مشاهده و بررسی حضوری در محل دستگاه است. این مرحله توسط کارشناسان سازمان یا ارزیابان آموزش‌دیده انجام می‌شود.
۴) مرحله چهارم: تأیید نهایی و رتبه‌بندی دستگاه‌ها- پس از پایان فرایند سنجش بلوغ و اعتبارسنجی نهایی نتایج، دستگاه‌ها بر اساس سطوح بلوغ مدیریت دانش رتبه‌بندی و معرفی خواهند شد. گزارش تفصیلی سنجش بلوغ توسط سازمان تهیه و منتشر خواهد شد. ستاد در خصوص تقدیر از دستگاه‌های برتر تمهیدات لازم را پیش‌بینی خواهد کرد.
ماده ۱۰- برنامه‌ریزی مدیریت دانش
برنامه‌ریزی مدیریت دانش باهدف تعیین مأموریت و چشم‌انداز مدیریت دانش، اولویت‌بندی حوزه‌های دانشی و ارائه برنامه اقدامات موردنیاز در حوزه تسهیل گرها و فرایندهای دانش، صورت می‌گیرد. نتایج سنجش بلوغ مدیریت دانش و نقاط قوت و قابل‌بهبود به‌دست‌آمده، به‌عنوان ورودی‌های مرحله برنامه‌ریزی در نظر گرفته می‌شوند. برای انجام این مرحله، دستگاه‌ها می‌بایست اقدامات ذیل را انجام دهند:
۱- تدوین چشم‌انداز، مأموریت و راهبرد ۳ ساله مدیریت دانش بر اساس مفاد این نظام‌نامه.
۲- شناسایی و اولویت‌بندی کلان حوزه‌های دانشی بر پایه مأموریت و سند استراتژی، بررسی نمودار سازمانی و برگزاری جلسات خبرگی میان مدیران ارشد و یا سایر شیوه‌های متناسب با شرایط دستگاه.
به‌منظور اولویت‌بندی کلان حوزه‌های دانشی از ۴ شاخص «اهمیت»، «تخصصی بودن»، «تجربی و مهارتی بودن»، و «تعداد متخصصان» استفاده می‌شود. سپس بر اساس برآیند نتایج شاخص‌های چهارگانه، حوزه‌های دانشی با امتیاز بالاتر به‌عنوان حوزه‌های با اولویت در نظر گرفته می‌شوند.
۳- تدوین درخت (یا نقشه) دانش دستگاه اجرایی.
۴- تعیین اقدامات موردنیاز برای بهبود در حوزه تسهیل‌گرها و آماده‌سازی بیشتر دستگاه برای استقرار مدیریت دانش.
۵- برنامه‌ریزی برای انتخاب و بهره‌گیری از ابزارها و تکنیک‌های مدیریت دانش. در این مرحله در کلان حوزه‌های دانشی با اولویت، به برنامه‌ریزی بهبود وضعیت دستگاه در هر یک از مراحل ۵گانه فرایند پرداخته می‌شود؛ سپس بر اساس آن ابزارها و روش‌ها انتخاب و اجرا می‌شوند.
۶- استفاده از ابزارها و تکنیک‌های شناخته‌شده مدیریت دانش در مراحل مختلف برنامه‌ریزی و اجرا.
ماده ۱۱- همکاری‌های بین سازمانی
۱۱-۱- لازم است دستگاه‌ها به‌منظور بهره‌گیری از دانش یکدیگر به‌ویژه در حوزه‌های مشترک و میان‌بخشی، زمینه همکاری و تبادلات دانشی را فراهم آورند.
۱۱-۲- به‌منظور شناسایی و احصاء مصادیق میان‌بخشی مندرج در ماده ۴ مصوبه، دستگاه‌های مسئول می‌بایست نسبت به ثبت و حفظ سوابط و تجارب با مرکز آموزش مدیریت دولتی همکاری مستمر داشته باشند.
ماده ۱۲- نرم‌افزار مدیریت دانش
دستگاه از یک سامانه نرم‌افزاری مدیریت دانش به‌منظور پشتیبانی از اجرای دقیق فرایندهای مدیریت دانش استفاده خواهد نمود. نرم‌افزار مورداستفاده می‌بایست تحت وب بوده و از طریق شبکه داخلی (اینترانت) و یا اینترنت در دسترس کارکنان دستگاه قرارگرفته و ارتباط بین آن‌ها را فراهم سازد. این نرم‌افزار می‌بایست پشتیبان فرایندهای شناسایی، خلق، حفظ، تسهیم و به‌کارگیری دانش باشد. همچنین لازم است نرم‌افزار مورداستفاده قابلیت اتصال به شبکه ملی مدیریت دانش داشته باشد. نرم‌افزار مدیریت دنش می‌بایست به‌منظور کارکرد بهینه سیستم مدیریت دانش قابلیت‌های ذیل را دارا باشد:
- ثبت، طبقه‌بندی، ارزیابی، بازیابی و توسعه دانش.
- طرح سؤال و تالارهای پرسش و پاسخ.
- امکان برگزاری جلسات هم‌اندیشی
- تعریف درخت و نقشه دانش سازمانی.
- ثبت و طبقه‌بندی مستندات دانشی.
- تعریف گروه‌های دانشی و بهره‌مندی از امکانات شبکه اجتماعی.
- پایگاه دانش، سیستم‌های کدگذاری و سیستم مدیریت اسناد.
- ابزار جستجوی پیشرفته در میان دانش‌ها، سؤالات و مستندات دانشی.
- امکان شناسایی خودکار خبرگان حوزه‌های مختلف دانشی.
- امکان ایجاد پروفایل دانشی برای کاربران نرم‌افزار.
- ارائه گزارش‌های متنوع مدیریتی از عملکرد واحدهای سازمانی و اعضای نرم‌افزار.
- حفظ مالکیت معنوی و حقوق ثبت‌کنندگان و صاحبان دانش به‌صورت فردی و تیمی.
این نظام‌نامه در دوازده (۱۲) ماده تنظیم گردیده و از تاریخ ابلاغ لازم‌الاجرا می‌باشد و مسئولیت حسن اجرای آن بر عهده بالاترین مقام دستگاه است.
0 نظر