گسترش فعالیت‌ها و وظایف مدیران در قلمرو مدیریت منابع انسانی و تعامل مستمر بین این فعالیت‌ها و لزوم طرح‌ریزی‌های هماهنگ در جذب، بهسازی، نگهداری و کاربرد مؤثر منابع انسانی به‌عنوان مهم‌ترین منبع استراتژیک هر سازمان، ایجاد سیستم اطلاعات منابع انسانی و به‌روز نگه‌داشتن اطلاعات این سیستم را در سازمان‌های بزرگ ضروری ساخته است.
چکیده
از نیروی انسانی به‌عنوان مهم‌ترین منبع در سازمان و در کسب درآمد آن یاد می‌شود. شناسایی و کاربرد نیروی انسانی به‌عنوان مهم‌ترین منبع - نه در قالب شعار- در وهله اول مستلزم آگاهی از ابعاد معرفتی، مهارتی و نگرشی آن و در وهله دوم مستلزم اعتقاد و کاربرد اطلاعات و رفتار با برابر آن اطلاعات است. بر اساس آمارهای منتشره، نقش اول ثروت آفرینی در کشورهای توسعه‌یافته را سرمایه‌های انسانی با 67 درصد به خود اختصاص می‌دهند و این در حالی است که مجموع سهم منابع طبیعی و منابع فیزیکی در این کشورها تنها 33 درصد است. در چنین فضایی که رقابت رمز بقا و ماندگاری سازمان‌هاست، سیستم کارآمد اطلاعات منابع انسانی و عملکرد مناسب آن به‌عنوان سلاحی رقابتی در پدیدآوران فرصت‌ها و غلبه بر تهدیدات برای سازمان‌هاست و درعین‌حال یک مزیت نسبی و چراغ راه مدیران به‌حساب می‌آید. این مقاله به برخی مهم‌ترین ملاحظات کاربردی در تهیه و تدوین سیستم اطلاعات منابع انسانی، ویژگی‌های نرم‌افزاری و سخت‌افزاری آن و همچنین به برخی از مهم‌ترین مزایای ناشی از آن اشاره می‌کند.
مقدمه
گسترش فعالیت‌ها و وظایف مدیران در قلمرو مدیریت منابع انسانی و تعامل مستمر بین این فعالیت‌ها و لزوم طرح‌ریزی‌های هماهنگ در جذب، بهسازی، نگهداری و کاربرد مؤثر منابع انسانی به‌عنوان مهم‌ترین منبع استراتژیک هر سازمان، ایجاد سیستم اطلاعات منابع انسانی و به‌روز نگه‌داشتن اطلاعات این سیستم را در سازمان‌های بزرگ ضروری ساخته است.
سیستم اطلاعات منابع انسانی
با کاربرد سیستم اطلاعات منابع انسانی فرایندهای مجزا مانند ترفیعات، انتصابات، سنوات خدمتی، ارزشیابی و اقدامات انضباطی، سیستم حضوروغیاب و... در قالب طرحی جامع و یکپارچه درآمده و بسترهای تحول و توسعه منابع انسانی فراهم می‌آید. سیستم اطلاعاتی عبارت است از مجموعه‌ای از اطلاعات که برای تصمیم‌گیری، کنترل، جمع‌آوری، بازیابی، پردازش، ذخیره و توزیع باکار می‌آیند. با تأمل در این تعریف و با توجه به وظایف و فرایندهای مدیریت منابع انسانی، سیستم اطلاعات منابع انسانی را می‌توان چنین تعریف کرد: مجموعه‌ای جامع و یکپارچه از کلیه داده‌ها و اطلاعات مرتبط با نیروی انسانی با استفاده از تجهیزات سخت‌افزاری و نرم‌افزاری به‌منظور کمک به تصمیم‌گیری، برنامه‌ریزی و انجام امور جاری نیروی انسانی در سازمان. در نگاه به‌کل سازمان، سیستم اطلاعات منابع انسانی یکی از زیرسیستم‌های اطلاعاتی مانند سیستم اطلاعات حسابداری و مالی، تولید، فروش و... به شمار می‌آید. چنین سیستم‌هایی در قلمرو کاری واحد یک سیستم جامع و یکپارچه هستند اما در ارتباط با کل سازمان و سایر زیرسیستم‌های آن‌یک زیرسیستم قلمداد می‌شود. ارتباط زیرسیستم‌های اطلاعاتی سیستم‌های اطلاعاتی سازمان، از نوع تعاملی است، بدین معنا که یک رابطه متقابل و پویا بین آن‌ها برقرار بوده و کمیت و کیفیت اطلاعات یکی درنتیجه و کار آیی زیرسیستم دیگر بسیار مؤثر است. یکی از مهم‌ترین این زیرسیستم‌ها که در ارزیابی و عملکرد سایر زیرسیستم‌ها تأثیر قابل‌توجهی دارد، سیستم اطلاعات منابع انسانی است.
در زیر به برخی زمینه‌های کاربرد و تعامل این سیستم‌ها با سیستم اطلاعات منابع انسانی اشاره‌شده است:
- سیستم اطلاعات کیفیت: تصمیم‌گیری و کاربرد نتایج ارزیابی نیروی انسانی در استقرار سیستم‌های مدیریت کیفیت و نگهداشت و توسعه آن با توجه به نقش و اهمیت نیروی انسانی.
- سیستم اطلاعات حسابداری: کمک در تعیین قیمت تمام‌شده و سهم نیروی انسانی در آن، مدیریت بر هزینه‌ها و ...
- سیستم اطلاعات تولید: تعیین میزان و نوع مهارت و توانمندی‌های موردنیاز نیروی انسانی در ساخت و تولید پروژه‌ها و ارزیابی وضع موجود.
- سیستم اطلاعات بازاریابی و فروش: ارزیابی نسبت فروش و عملکرد به تعداد نیروی انسانی و شناسایی ظرفیت‌ها و فرصت‌ها.
سیستم اطلاعات منابع انسانی دارای سه جز اصلی: 1) سیستم مدیریت 2) سیستم سخت‌افزار و نرم‌افزار و 3) سازمان (ساختار، سیستم‌ها و روش‌ها) است.
تهیه و اجرای سیستم اطلاعات منابع انسانی به‌مثابه تهیه و احداث ساختمان است. همچنان که برای احداث یک بنا سه جزء اصلی مصالح و مواد، طرح و نقشه و سازنده (معمار) موردنیاز است، برای تهیه سیستم اطلاعاتی نیز سه جزء اصلی فوق یعنی سیستم مدیریت به‌منزله سازنده، سیستم سخت‌افزار و نرم‌افزار به‌عنوان مصالح و مواد و سازمان به‌مثابه طرح و نقشه موردنیاز است.
هرچند نظام اطلاعات رایانه‌ای از دانش فنی رایانه برای پردازش داده‌ها و تبدیل آن‌ها به اطلاعات معنی‌دار بهره می‌گیرد، ولی میان رایانه و برنامه آن و نظام اطلاعاتی تفاوت چشمگیری وجود دارد. رایانه وسیله انبار و پردازش اطلاعات را فراهم می‌آورد. برنامه و نرم‌افزار وسیله برای کنترل عملیات رایانه است. دانستن کار با رایانه و نرم‌افزارها در طراحی راه‌حل‌های مشکلات سازمانی بسیار ضروری است، ولی راهنمایی و دلیل استفاده از این‌ها را نظام اطلاعات ارائه می‌دهد که رایانه بخشی از آن است. خانه‌سازی مثال روشنگر خوبی در این زمینه است. رایانه و نرم‌افزار حکم مصالح که به‌تنهایی نمی‌توانند اطلاعات سودمند و موردنیاز سازمان را فراهم آورند. برای درک نظام اطلاعاتی بایستی به مسئله‌هایی که باید حل شوند، ساختار و عوامل سازنده آن و فرایندهای سازمانی که را ه حل‌ها را اجرا خواهند کرد آگاه شد. مدیران امروز باید میان دانش فنی رایانه و دیگر بخشه‌ای نظام اطلاعات پیوند مناسبی را باوجود آورند. برای درک نظام اطلاعات و بازشناسی آن از کارکرد محدود رایانه، مدیران باید به ابعاد گسترده نظام شامل، سازمان، مدیریت و دانش فنی و تعامل آن‌ها آگاه باشند. در آن صورت می‌توانند با به‌کارگیری سنجیده و بهنگام این عوامل، راه‌حل مناسبی برای مسائل سازمان‌یافته باکار بندند.
ابعاد سیستم اطلاعات منابع انسانی
سیستم‌های اطلاعاتی در فرایند تکامل، یک سیر تدریجی را طی کرده‌اند.
در زیر به‌اختصار به این روند با ذکر کاربردهایی از اطلاعات منابع انسانی اشاره می‌شود:
- پردازش داده: این سیستم، تغییرات را ثبت و فایل اصلی تغییرات را بهنگام می‌کند. مانند: تغییرات حضوروغیاب کارکنان یا آخرین عضویت‌های استخدامی کارکنان سازمان.
- سیستم اطلاعات مدیریت: این سیستم، اطلاعات و تغییرات را مدیریت و کنترل می‌کند. مانند: شناسایی کارکنان مشمول بازنشستگی در سال آتی یا ارائه فهرستی از کارکنان برای انتصاب در یک پست خاص برابر شاخصه‌ای موردنیاز.
- سیستم پشتیبانی تصمیم: این سیستم، مدیران را در تعیین سیاست اطلاعات پشتیبانی می‌کند. مانند: تعداد نیروی انسانی موردنیاز بر مبنای پروژه یا انتخاب نوع و میزان تسهیلات و خدمات رفاهی به کارکنان بر مبنای میزان بودجه.
- سیستم اطلاعات استراتژیک: این سیستم برای ایجاد خدمات اطلاعاتی جدید و استفاده از فرصت‌ها برای کسب درآمد استفاده می‌شود که این امر باعث خواهد شد تا واحدهای درگیر در سیستم اطلاعات از مراکز هزینه به مراکز سود تبدیل شوند. مانند: انعقاد قراردادهای جدید و یا حضور در پروژه‌های خارج از سازمان بر مبنای توان مهندسی و علمی کارکنان سازمان یا پیش‌بینی مهارت‌ها و توانایی‌های موردنیاز و تواناسازی و آموزش کارکنان برای پروژه‌هایی که در سال‌های آتی به بهره‌برداری می‌رسد. میزان و سطح استفاده از اطلاعات و گزارش‌های سیستم‌های اطلاعاتی فوق در سلسله‌مراتب سازمان متفاوت است. اطلاعات و کاربردهای آن در سیستم پردازش داده و سیستم اطلاعات مدیریت غالباً مورداستفاده مدیران و کارکنان سطح عملیاتی و میانی سازمان و اطلاعات سیستم پشتیبانی تصمیم و سیستم اطلاعات استراتژیک غالباً مورداستفاده مدیران سطوح عالی سازمان است.
مراحل اصلی تهیه سیستم اطلاعات منابع انسانی
تهیه و اجرای موفقیت‌آمیز سیستم جامع و یکپارچه اطلاعات منابع انسانی درگرو عوامل گوناگونی است که فقدان هریک می‌تواند نتایج نامطلوبی را برجای گذارد. عواملی که بعضاً آشکار و بعضاً ناشناخته هستند ولی مطلقاً کم‌اهمیت نیستند و این بدان دلیل است که اجرای پروژه سیستم جامع علاوه بر تهیه یک نرم‌افزار کارآمد امکانات و اقدامات بسیاری را می‌طلبد تا به نتایج مطلوب برسد.
برخی از مهم‌ترین این عوامل عبارت‌اند از:
اعتقاد و حمایت مدیریت عالی سازمان: در تهیه و استقرار سیستم‌های جدید در سازمان ازجمله سیستم‌های اطلاعاتی اعتقاد و حمایت مدیریت ارشد در رأس سایر الزامات قرار دارد. مدیران عالی لازم است بدانند که پروژه طراحی و اجرای سیستم اطلاعات منابع انسانی فقط یک نرم‌افزار و تجهیز کامپیوتر نیست بلکه یک برنامه توسعه است که در تمامی ابعاد ساختاری سازمان اعم از عمودی و افقی نفوذ پیداکرده و عملکرد تمامی فرایندها را تحت تأثیر قرار می‌دهد. مدیران عالی سازمان ممکن است از دو جهت پروژه را دچار دردسر کنند 1) وانهادن پروژه و محول کردن آن به مدیران میانی: ازآنجایی‌که استقرار یک سیستم جامع به جابجایی قدرت و به هم خوردن توازن قوا در یک سازمان منجر می‌شود بنابراین با منافع مدیران میانی برخورد پیدایمی کند (ایجاد شفافیت در امور و جلوگیری از پنهان‌کاری) و اگر از طریق مدیران عالی این موضوع کنترل نشود، پروژه در هزارتوی اختلاف‌نظر مدیران میانی نابود خواهد شد. همچنین گاهی اوقات مشکلات اجرایی پروژه ناشی از مسائلی است که حل آن در توان مدیران میانی نیست. 2) حمایت مطلق درعین‌حال بدون شناخت از پروژه: این حمایت مطلق از پروژه باعث می‌شود خطاهای منطقی نرم‌افزار کشف نشود، مجری پروژه از موضوع سوءاستفاده کرده و سیستم باکیفیت نامناسب عرضه کند، مدیران میانی مسئولیت کار سیستم را نپذیرند و به دلیل احساس تحمیلی بودن پروژه، کاربران برای راه‌اندازی سیستم فقط در حد رفع تکلیف همکاری کنند. تکنولوژی اطلاعات قبل از اینکه یک سیستم سخت‌افزاری و مجموعه از الگوها باشد یک نظام فکری و فرهنگی است و می‌توان آن را فرهنگ تولید اطلاعات نامید. بدون ایجاد فرهنگ تولید اطلاعات، نظام IT نمی‌تواند دوام داشته باشد. بنابراین آنچه در IT مهم است تفکر اطلاعات گراست. تکنولوژی اطلاعات از اتصال و ترکیب مجموعه‌ای از فکرهای مفید تولیدشده، شکل می‌گیرد و کامپیوتر و سوپرکامپیوترها و سیم و کابل، ابزارهایی بیش نیست. در تکنولوژی اطلاعات فکر انسان‌های خردمند است که تولید اطلاعات می‌کند.
تأمین منابع مالی و هزینه: تهیه و تدوین سیستم‌ها و روش‌ها، خاصه سیستم‌های اطلاعاتی مستلزم پرداخت هزینه قابل‌توجهی است. این هزینه به‌ویژه در قلمرو موضوعات و محورهایی همچون منابع انسانی که تمامی اصول و معیارها (قوانین و مقررات) آن جهان‌شمول نبوده و یا حداقل در سطح ملی از وحدت رویه برخوردار نیستند به‌مراتب مشکل‌تر، زمان برتر، تخصصی‌تر و پرهزینه‌تر است. به همین دلیل است که باوجود بیش از صدها نوع نرم‌افزار درزمینه منابع انسانی و امور اداری در بازار، به دلیل اصول و مبانی خاص سازمانی هیچ‌کدام بدون اعمال تغییرات کلی و بنیادی قابل کاربرد نیست و بر همین اساس چنین سازمان‌هایی تأمین این سیستم را در قالب پروژه با بهره‌گیری از منابع داخلی و یا عمدتاً خارج از سازمان انجام می‌دهند.
در نگاه اولیه چنین به نظر می‌آید که چنین هزینه‌ای به منفعت نیست، ولی با ارزیابی و تحلیل وضع موجود و هزینه‌های ناشی از فقدان چنین سیستمی روشن می‌شود که چنین هزینه‌ای نه‌تنها اضافی نیست بلکه نوعی سرمایه‌گذاری است که منافع حاصل از آن در کمتر از یک سال قابل بازگشت است.
نیازسنجی: نیازسنجی به فاصله بین وضع موجود و وضع مطلوب اشاره می‌کند. نیازسنجی فرایندی است علمی و پیچیده که مستلزم کاربرد روش‌ها و فنون خاص آن حوزه از علم از سوی کارشناسان موضوعی و کارشناسان آشنا با روش‌شناختی تحقیق است. در سازمان‌های بزرگ، لازم و ضروری است که نیازسنجی در تمام سطوح سازمانی انجام گیرد. ماهیت نیاز در سطوح مختلف سازمانی باوجود وجوه اشتراک دارای وجوه افتراق قابل‌توجهی نیز هست که تنها با مکانیزه نیازسنجی جامع و برقراری سیستم بازخورد پویا و پایا چنین زمینه‌ای فراهم می‌آید. در سازمان‌های با سیستم متمرکز کاربرد سیستم اطلاعات منابع انسانی جامع و یکپارچه باقابلیت اجرایی در تمام سطوح سازمانی یک ضرورت است که موجبات کنترل و نظارت، صرفه‌جویی، بهره‌وری، بهبود کیفیت، وحدت رویه، تبادل تجربیات و آموزه‌ها و ... را امکان‌پذیر می‌کند.
نرم‌افزار متناسب و کارآمد: نرم‌افزار سیستم جامع باید دارای ویژگی‌هایی باشد که در نگاه اول در یک نرم‌افزار قابل‌جمع نیستند. برخی از این ویژگی‌های عبارت‌اند از:
1) گستردگی و وسعت حوزه‌های آن
2) یکپارچگی آن یعنی داشتن جداول مشترک زیاد و ارجاعات منطقی بین آن‌ها
3) انعطاف‌پذیری آن
4) قابلیت رعایت توالی عملیات و کنترل‌های داخلی
5) تهیه گزارش‌های موردنیاز تا هر سطح و به هر تعداد و با هر شکل.
سازمان‌دهی مناسب: ازنظر وزنی تهیه یک نرم‌افزار مناسب و کارآمد درصد بزرگی از یک پروژه استقرار سیستم جامع به‌حساب نمی‌آید. قسمت بزرگ مربوط به سایر فعالیت‌هایی است که باید انجام گیرد. توجه به این نکته حائز اهمیت است که اجرای موفق یک پروژه سیستم جامع درگرو ارتباط نزدیک و تنگاتنگ عناصر دخیل در پروژه است. این عناصر عبارت‌اند از: مدیران عالی سازمان، مدیر پروژه، تیم پیاده‌سازی نرم‌افزار، تحلیلگران، مدیران میانی و کاربران. سازمان‌دهی و تعریف ارتباط کاری این عناصر باید به‌گونه‌ای باشد که همگی به‌طور کاملاً مسئولانه در خدمت پیشبرد پروژه قرار گیرند، خصوصاً تعریف یک ارتباط کاری صحیح با تیم پیاده‌سازی نرم‌افزار یک اقدام کلیدی و استراتژیک است، به‌ویژه آنکه اگر این تیم از کارکنان شرکت نباشد و در قالب یک قرارداد به پروژه مربوط شده باشد.
شناسایی اولویت‌ها: برای تضمین اجرای یک پروژه، تعیین مراحل و اولویت‌ها حائز اهمیت است. برای این منظور توصیه می‌شود مراحل زیر در اولویت قرار گیرد:
1) واحدهایی که مدیران میانی و کاربران آن باانگیزه‌تر هستند.
2) سیستم‌هایی که اثر روانی گسترده در سازمان دارند و مشکلات اساسی سازمان را حل می‌کنند مانند ارائه ترفیع یا گروه سنواتی به‌موقع کارکنان یا سیستم پرداخت به‌موقع حقوق و مزایا با جزئیات آن در پایان ماه
3) سیستم‌های گلوگاهی که تثبیت آن‌ها بستر مناسبی را برای راه‌اندازی سایر سیستم‌ها ایجاد می‌کند.
کوتاه کردن مراحل پروژه: یکی از مهم‌ترین عواملی که به شکست پروژه سیستم جامع منجر می‌شود طولانی شدن زمان اجرای مراحل مختلف پروژه است. زیرا در طول زمان مرتباً نیازها تغییر می‌کند، مدیریت‌ها جابجا می‌شود، انگیزه‌ها کم می‌شود و هزینه‌ها بالا می‌رود.
تدوین طرح دستی: مکانیزاسیون یا انجام عملیات به‌وسیله رایانه مستلزم تعریف و ترسیم کلیه عملیات برای سیستم رایانه است. به همین منظور پاسخ به پرسش‌هایی ازجمله موارد زیر لازم است:
- گردش عملیات در سازمان چگونه است؟
- در هر قسمت چه مستندات و به امضای چه کسانی باید تهیه شود؟
- شکل مستندات و فرم‌های جاری در سازمان چگونه است؟
- کنترل‌های داخلی برای عملیات مختلف چگونه باید اعمال شود؟
- نمودار سازمانی و شرح وظایف بخشه‌ای مختلف چگونه است؟
- آئین‌نامه‌های داخلی سازمان از قبیل آئین‌نامه ترفیعات، انتصابات و امثال آن چگونه است؟
بدیهی است بدون داشتن پاسخ مناسب برای پرسش‌های فوق سخن از سیستم جامع بیهوده است و درواقع ازاین‌جهت وجود طرح دستی به‌صورت پیش‌نیاز یا هم نیاز یک پروژه سیستم جامع ضروری است.
آموزش: یکی از مهم‌ترین ارکان تهیه و اجرای سیستم اطلاعات منابع انسانی آموزش کاربران و عوامل مرتبط با آن است. این موضوع خاصه در سازمان‌های بزرگ با واحدهای تابعه و با پراکندگی جغرافیایی در سطح کشور دارای اهمیت فوق‌العاده‌ای بوده و مستلزم برنامه‌ریزی خاص است. این مرحله با انتخاب و اتخاذ شیوه‌های مختلف قابل انجام است، اما یکی از ویژگی‌های شاخص سیستم‌های اطلاعی، تعبیه راهنما در سیستم است. این راهنما، دستورالعمل و مشاوری همیشگی و در دسترس کاربر است.
- بستر سخت‌افزاری و نرم‌افزاری مطمئن: هنگام راه‌اندازی یک سیستم جامع، مهم‌ترین اتفاقی که در حال شکل‌گیری است ایجاد یک اعتماد سازمانی نسبت به نرم‌افزار است. این اعتماد به‌کندی و با ممارست ایجاد می‌شود و با اندک خطایی از بین می‌رود. خصوصاً آنکه معمولاً در دوره را ه اندازی، راهبری موازی سیستم‌های قدیم و جدید در دستور کار قرار دارد که به‌طور طبیعی حجم کار کاربران را زیاد و آن‌ها را بی‌تاب و بی‌حوصله می‌کند. مضافاً اینکه طراحی و اجرای سیاست اطلاعات منابع انسانی یک تغییر بوده و تغییر اساساً با مقاومت همراه است. بدیهی است در این شرایط، در صورت بروز هرگونه خطا در سیستم، متهم ردیف اول نرم‌افزار جدید است و ممکن است بی‌دلیل ماه‌ها فعالیت سازنده برای اعتمادسازی نابود شود و حتی رفع اتهام در نرم‌افزار نیز مؤثر نخواهد بود.
- تعامل و ارتباط زیرسیستم‌ها در سیستم جامع: سیستم جامع اطلاعات منابع انسانی با رویکرد یکپارچگی دارای زیرسیستم‌هایی است که در عین محدودیت در سطح دسترسی، اطلاعات و ورودی‌های یک زیرسیستم برای زیرسیستم دیگر قابل‌استفاده و موردنیاز است. این در حالی است که هم‌زمان کاربران چند زیرسیستم از پایگاه داده سیستم جامع استفاده می‌کنند.
مثلاً اعمال اطلاعات مرتبط با ترفیع یا گروه کارکنان در زیرسیستم ترفیعات (ارتقا) مورداستفاده زیرسیستم انتصابات نیز هست، اما کاربر زیرسیستم انتصابات نسبت به اطلاعات و چگونگی زیرسیستم ترفیعات مسئولیتی ندارد و بعضاً امکان دسترسی و رؤیت آن زیرسیستم هم ممکن است برای وی تعریف‌نشده باشد.
- ارتباط ستاد مرکزی سازمان با واحدهای تابعه: ازجمله انگیزه‌های تهیه و اجرای سیستم اطلاعات منابع انسانی ازجمله در سازمان‌های بزرگ با گستره و پراکندگی جغرافیایی در سراسر کشور، سرعت در ارائه اطلاعات و خدمات است. این ویژگی درعین‌حال برای سیستم اطلاعاتی یک محدودیت و تنگنا به شمار می‌آید که با اتخاذ شیوه‌های ارتباطی و مخابراتی مناسب و کارآمد و همچنین تعیین زمان‌بندی دقیق تبادل اطلاعات بین کاربران در سطوح مختلف سازمانی و ارتباط مستمر آنان با یکدیگر این موضوع تسهیل می‌شود. این تبادل اطلاعات مستلزم ملاحظات متعددی ازجمله ویروس‌ها رایانه‌ای و مراقبت‌های امنیتی و حفاظتی است.
- انتخاب موتور پایگاه داده مناسب: ابزارهای زیادی برای پیاده‌سازی نرم‌افزار یک سیستم جامع اطلاعاتی وجود دارد.
نمی‌توان هیچ ابزاری را مطلقاً رد یا مطلقاً تائید کرد، زیرا هریک مزایا و معایبی دارد و برای مأموریتی به بازار عرضه‌شده است و همین حضورشان در بازار نمایانگر توانایی‌های آن‌هاست. انتخاب پایگاه داده مناسب با بهره‌گیری از دانش و تجارب کارشناسان و برنامه نویسان ماهر، تجزیه‌وتحلیل دقیق و کارشناسی ابعاد و شاخصه‌ای مختلف سیستم اطلاعاتی و اخذ تجربیات سیستم‌های اطلاعاتی مشابه در سایر سازمان‌ها و گفتگو با کاربران آن سازمان در سطوح مختلف مفید و سازنده بوده و در اثربخشی و کار آیی سیستم بسیار مؤثر خواهد بود. بدیهی است که انتخاب سازمان مشابه باید بر سازمان‌هایی متمرکز باشد که بیشترین وجوه اشتراک (فرایندها، ساختار، قوانین و مقررات و...) را با سازمان انتخاب‌گر داشته باشد.
- مکانیزه جایگزینی سیستم قدیمی با سیستم جدید: استقرار سیستم جدید و جایگزینی آن با سیستم قدیم مستلزم ملاحظات و نکات مهمی است. غالباً استقرار سیستم جدید به‌جای سیستم‌هایی است که از کار آیی لازم برخوردار نبوده است.
سیستم قدیمی یا به‌صورت مکانیزه بوده یا به‌صورت دستی که درهرصورت حاوی اطلاعات گذشته تاکنون بوده و مبنای اقدامات آتی خواهد بود. پس این انتقال دارای ملاحظات خاص بوده و مستلزم برنامه زمان‌بندی و تقسیم‌کار در ابعاد مختلف است.
- سطوح دسترسی: تعریف سطح دسترسی و تعیین محدودیت از ویژگی‌های ذاتی سیستم‌های اطلاعات منابع انسانی جامع و یکپارچه و مخصوصاً با کاربران متعدد در سطوح مختلف سازمان است. تعریف سطوح دسترسی و کنترل امنیت اطلاعات در سیستم‌های جامع نسبت به سیستم تک کاربرِ و چندپاره اهمیت بیشتری دارد، زیرا وجود پایگاه اطلاعاتی می‌تواند به این معنا باشد که همه به اطلاعات مرکزی دسترسی دارند و عملاً به درهم‌آمیختگی مسئولیت منجر می‌شود.
- پرهیز از بلندپروازی: همه متصدیان پروژه باید بدانند مهم‌ترین وظیفه آن‌ها استقرار یک سیستم جامع کارآمد است و اولین قدم در این مسیر که قدم کوچکی نیست، اجرایی کردن سیستم‌ها در یک حداقل قابل‌قبول است. پس تأکید بر جزئیات و بالا بردن سطح توقعات از سیستم در هنگام راه‌اندازی جز کاهش سرعت اجرای پروژه و افزایش ریسک آن تأثیری ندارد. پس از اجرایی شدن سیستم به‌سرعت می‌توان تمام جزئیات موردنیاز در سیستم‌ها را اعمال و توقعات مختلف را پاسخ گفت. سیستم‌های جامع خصلت بهمنی دارند، یعنی اگر یک حد قابل‌قبول آن راه‌اندازی شود و سیستم در مجرای صحیح و با شیب مناسب قرار گیرد حرکت سیستم به معنای بزرگ شدن و توسعه آن خواهد بود، بدون آنکه نیازمند صرف انرژی زیاد باشد.
ویژگی‌های سیستم اطلاعات منابع انسانی
سیستم اطلاعات منابع انسانی همانند سایر زیرسیستم‌های موجود در سازمان بایستی از ویژگی‌های جامع‌ومانعی برخوردار باشد. این ویژگی‌های در دو بعد ساختاری و محتوایی می‌توان موردمطالعه و بررسی قرار گیرد:
ویژگی‌های ساختاری: منظور، مشخصات و معیارهایی است که به الگوی سازمان‌دهی و قابلیت‌های سخت‌افزاری تعبیه‌شده در سیستم اشاره دارد.
مهم‌ترین این ویژگی‌های عبارت‌اند از:
- قابلیت اینترنت و اینترانت
- قابلیت اسکن کردن
- قابلیت امنیت و ارائه خدمات
- قابلیت انعطاف و بازنگری
- سهولت کاربری
- راهنمای کاربری
ویژگی‌های محتوایی: به قابلیت‌های اطلاعاتی سیستم در برابر نیازهای پیش‌بینی‌نشده و پیش‌بینی‌شده کاربران اشاره دارد.
مهم‌ترین آن عبارت‌اند از:
- به‌روز بودن اطلاعات
- صحت، اعتبار و دقت اطلاعات (پایایی و اعتبار)
- اطلاعات مرتبط با فرایندها
- سرعت در ارائه خدمات
- قابلیت هشدار
- نگهداری سوابق و بایگانی
- جامعیت اطلاعات
- قابلیت انتقال به فرمت‌ها و قالب‌های موردنظر
در کل چنین سیستمی لازم است از قابلیت تهیه و ارائه اطلاعات و گزارش‌های موردنیاز تا قابلیت بازبینی و بازنگری آن برخوردار باشد.
مزایای سیستم اطلاعات منابع انسانی
کمک به فرایند تصمیم‌گیری: مدیریت یعنی تصمیم‌گیری و هسته و ابزار تصمیم‌گیری اطلاعات است. اطلاعات در ابعاد مختلف بسیار مؤثر است. سوا لاتی از قبیل چه میزان کارکنان سازمان دارای منازل مسکونی با مالکیت شخصی هستند؟ چه میزان کارکنان استفاده‌کننده از تسهیلات سیاحتی و زیارتی سازمان هستند؟ توزیع آماری برحسب نفر و میزان وام در انواع مختلف آن چگونه است؟ توزیع آماری پرداخت انواع بیمه کارکنان (عمر، مکمل، خانه و خانواده و درمانی) چگونه بوده و توزیع میزان تسهیلات دریافتی از بیمه‌گر چگونه است؟ (کفه ترازو در سازمان به نفع کیست). این سؤالات و موارد گوناگون دیگری ازجمله توزیع‌های آماری سلامتی و بیماری و علل آن و هزینه‌های ناشی از آن، انتصابات در مشاغل و جایگاه‌های مختلف، سنوات خدمتی، سن، رتبه، درجه و ... چگونه است؟ اگر برای سؤالات فوق پاسخی وجود ندارد باید بدانیم که در هدایت و راهبری نیروی انسانی نه معلوم است در کجا قرار داریم و نه معلوم است کجا می‌خواهیم برویم.
پاسخ به سؤالات فوق برای مدیران اطلاعاتی لازم بوده اما کافی نیست. آنان با ارزیابی گذشته و حال نگاه به آینده دارند. سؤالات فوق و اطلاعات آن معطوف به گذشته بوده، ولی سیستم اطلاعات منابع انسانی جامع و یکپارچه از قابلیت پیش‌بینی برخوردار است. تسهیل و بهینه‌سازی نظارت و کنترل: یکی دیگر از مزایا و اهداف سیستم اطلاعات منابع انسانی، امکان و تسهیل نظارت و کنترل است. حوزه فعالیت‌ها و اقدامات اجرایی مدیریت منابع انسانی خاصه در حوزه کارگزینی قابل پیش‌بینی و برنامه‌ریزی است. در سازمان‌های بزرگ، سیستم اطلاعات منابع انسانی، مدیران را در ارائه خدمات و تسهیلات مناسب و به‌موقع به کارکنان یاری و امکان نظارت و کنترل آنان را بر چگونگی و شناسایی نارسایی‌ها و موانع فراهم می‌کند.
تسهیل فرایند مدیریت منابع انسانی: سیستم اطلاعات منابع انسانی جامع نه‌تنها فرایند مدیریت را برای کارگزاران و متصدیان قلمرو مدیریت منابع انسانی تسهیل می‌کند بلکه زمینه توجه به مؤلفه‌های اصلی در توسعه منابع انسانی را فراهم می‌کند.
وحدت رویه: سازمان‌های با ساختار متمرکز و واحدهای تابعه ناگزیر از کاربرد و اجرای سیستم‌های اطلاعات منابع انسانی یکپارچه و فراگیر هستند. سیستم جامع اطلاعات منابع انسانی در تمام فرایندهای اصلی و فرعی، روش‌های اجرایی، دستورالعمل‌ها، قوانین و... امکان وحدت رویه را فراهم کرده و در پرهیز از اعمال سلیقه، برداشت‌های متفاوت را مانع می‌شود و شناسایی سریع و صحیح مشکلات و نارسایی‌های سیستم، دستیابی به ادبیات مشترک، زیباسازی اسناد و مدارک و حذف اقدامات زائد و غیرضروری، شکل‌گیری ضرورت‌ها، تبادل تجربیات در سراسر سازمان، فرهنگ مشارکت و ... را تسهیل و مهیا می‌کند.
صرفه‌جویی و بهره‌وری: در سازمان‌های بزرگ با واحدهای تابعه فراوان چه میزان برای تهیه نرم‌افزارهای سیستم مدیریت منابع انسانی هزینه می‌شود؟ چه میزان وقت صرف تهیه و رفع مشکلات احتمالی آن‌ها می‌شود؟ در تمامی این نرم‌افزارها، دستورالعمل‌ها و روش‌های ابلاغی چگونه فرمول‌بندی و عملیاتی شده‌اند؟ چه فرمت، با چه ابعاد و با چه کیفیتی در سیستم تعبیه‌شده است؟ در ارتباط و تعامل بین این سیستم‌های مجزا و ارتباط آن‌ها با نرم‌افزار ستاد مرکزی سازمان چه میزان وقت، انرژی، هزینه، اختلافات و اشتباهات و... وجود دارد؟ و ... پاسخ به سؤالات فوق قطعاً ابعاد هزینه‌های آشکار و پنهانی را که سازمان در این راستا متحمل شده است، روشن می‌سازد که درعین‌حال بسیار قابل‌توجه می‌تواند باشد.
تمرکززدایی: سیستم اجرایی مدیریت منابع انسانی در سازمان‌های متمرکز و بزرگ مستلزم استقرار الگویی از سازمان‌دهی است که گرایش و جهت‌گیری آن در سطح عالی سازمان (ستاد مرکزی) بر 1) امور اطلاعاتی 2) امور سیستم‌ها، روش‌ها، قوانین و دستورالعمل‌ها 3) امور نظارت و کنترل و 4) تا حدودی امور اجرایی، باشد و هرچه به سطوح پایین‌تر سازمان می‌آییم این گرایش و جهت‌گیری معکوس شود. شرط لازم و ضروری در تحقق چنین رویکردی، سیستم اطلاعات منابع انسانی جامع و یکپارچه است. پس چنین سیستمی موجبات و امکان تمرکززدایی را فراهم می‌کند که به‌تبع، رشد و ظهور توانمندی‌ها و بهره‌برداری بهینه از قابلیت‌های موجود در بدنه سازمان را فراهم می‌آورد.
نتیجه‌گیری
موارد برشمرده شده در فوق مترتب بر منافع و مزایایی است که برای سیستم اجرایی و کارکنان واحد مدیریت منابع انسانی دارند. اما تهیه و اجرای سیستم اطلاعات منابع انسانی زمینه‌ساز تحولات گسترده‌ای در سازمان است که ازجمله می‌توان به نقش آن در کمک به توسعه حرفه‌ای کارکنان، تسهیل فرایند تغییر و نوآوری، پرورش مهارت ادراکی نزد مدیران، توجه و شکل‌گیری فرهنگ پژوهشی درزمینه نیروی انسانی، ایجاد فرهنگ استاندارد گرا، تقویت فرهنگ خودکنترلی، کمک به تعیین قیمت تمام‌شده در سازمان‌های صنعتی و واقع‌بینانه کردن آن و ... در سازمان اشاره کرد.
0 نظر