در این محتوا نحوه شناسایی و احصاء فرایند، از طریق مصاحبه ارائه می‌گردد.
با چه کسانی بهتر است مصاحبه کنیم؟
بهتر است قبل از اینکه مشخص کنیم با چه کسی باید مصاحبه کرد، هدف از مصاحبه و هدف پروژه باید مشخص شود. هدف از مصاحبه است که تعیین می‌کند مصاحبه با چه کسی باید انجام شود.
- اگر هدف از مصـاحبه طراحی نقشـه فرایندی اسـت، بهتر اسـت مصـاحبه با مدیر ارشد و سپس سایر مدیران سازمان باشد.
- اگر هدف از مصـاحبه شـناسـایی و احصا فرایند است، بهتر است مصاحبه با مدیران سازمان (پایین‌تر از مدیر ارشد) باشد.
- اگر هدف از مصـاحبه تعیین سطح صفر فرایندها است، بهتر است مصاحبه با مدیران سازمان و یا کارشناسان خبره باشد.
- اگر هدف از مصـاحبه تعیین فعالیت‌های جهت مدلسـازی فرایند اسـت، بهتر اسـت مصاحبه با کارشناس خبره سازمان باشد.
بدیهی است که در مصاحبه‌ها با توجه به موضوع و فرایند، مدیر یا کارشناس خبره‌ای که متولی و مسئول انجام هستند در جلسه مصاحبه شرکت خواهند نمود.
برای داشتن مصاحبه‌های مناسب چه اقداماتی باید انجام داد؟
اطلاعات اولیه جهت شـناخت وضـع موجود سـازمان را جمع‌آوری کرده و سـعی کنید تا نسـبت به راهبرد و مدل کســب و کار، اهداف و ... شـناخت کلی بدسـت آورید و ملاقاتی را با متولی (متقاضـی) پروژه داشـته باشـید. در این قسمت شما به شناسایی چیزهایی می‌پردازید که برای پروژه به آن نیاز دارید. مواردی که نیاز است تا نسبت به آنها شناخت پیدا کنید به شرح ذیل است:
1. کسـب و کار.
درباره سـازمان، سـاختارسـازمانی، کارمندان کلیدی، محصـولات و یا خدمات اصلی، مشتریان سـازمان، مزیت رقابتی، مدیر ارشد و اهداف کلی و ... کسب اطلاعات کنید تا آمادگی لازم را به دست آورید. برخی از این اطلاعات را می‌توانید از طریق گزارش‌های منتشر شده، مطالب آموزشــی، وبســایت‌ها و ... به دست آورید.
2. ماموریت، راهبرد و اهداف کسب و کار.
باید بدانید فلسفه وجودی و علت شکل‌گیری این کسب و کار چیست. با فرهنگ سازمان آشنا شده و جهت سازمان را بشناسید. ارزش‌ها و باورهای سازمانی چه هستند. اهداف خرد کلان سازمان را شناسایی کنید.
3. درك شرایط موجود.
افرم مالاچ (Efrem Mallach) در مقاله خود با عنوان "آیا واقعا کسب و کار خود را می‌شناسید" فهرستی از پرسش‌ها را تهیه کرده که در این بخش به شما کمک می‌کند. مهمترین سوالاتی که در مقاله بیان شده است عبارتند از:
- برای موفقیت سازمانتان در سال جاری چه باید انجام دهید؟
- خطوط تولید مهم شما چه هستند؟
- بازارهای عمده این خطوط تولید کدامند؟
- رقبای اصلی شما چه کسانی هستند و سهم بازار شما چقدر است؟
- تفاوت بکارگیری سیستم‌های اطلاعاتی بین شما و رقبایتان چیست؟
4. شـناخت مدل کسـب و کار.
شـناخت مدل کسب و کار به شما در طراحی فرایندهای مطلوب و گذر از وضع موجود به وضـع مطلوب کمک بسیاری می‌کند به گونه‌ای که بدون این شناخت قادر به بهینه‌سازی نخواهید بود. دو مورد از مهمترین عوامل مدل کسـب کار که باید نسـبت آنها شناخت بیشتری پیدا کنید، مدل تامین مالی و چگونگی ایجاد تمایز برای مشتریان است.
اولین جلسه مصاحبه را با چه کسی برگزار کنیم؟
اولین جلسه بهتر است با مدیراشدی که متولی پروژه BPM می‌باشد برگزار شود. او سه وظیفه اصلی را برعهده خواهد داشت:
١. دامنه و محدوده انجام پروژه را مشخص می‌کند.
٢. هدف از انجام پروژه را تعیین می‌کند.
٣. تیم داخلی پروژه و نمایندگان شرکت را تعیین می‌کند.
محور مصـاحبه با متولی پروژه درباره "خواسـته‌ها و انتظارت او" و "نحوه همکاری ما" می‌باشد. برخی از سوالات زیر به عنوان نمونه می‌تواند به شما در این مصاحبه کمک کند.
١. هدف کلی پروژه چیست؟
٢. چه چیزی قرار است بهبود یابد و به چه طریقی؟
٣. وضـع موجود را شـرح دهید؟ علت اینکه مایل به اجرای این پروژه شـده‌اید، چه مشـکلی در سازمانتان بوده است؟
٤. نتایج مورد انتظار از انجام پروژه چیست؟ (باید تشخیص دهید شما چگونه مورد پایش قرار خواهید گرفت؟)
٥. پروژه از کجا شروع می‌شود و در چه بخش‌هایی از سازمان انجام می‌شود؟
٦. متولی واقعی پروژه و تصمیم‌گیرنده نهایی درباره جوانب مختف پروژه چی کسی است؟
٧. پیشنهادات شما برای موفقت‌آمیز پروژه چیست؟
0 نظر