یکی از اصلیترین اهداف نظام مدیریت فرایندها این است که چرخهای مستمر در سازمان برای همیشه استقرار یابد. لازم به ذکر است؛ فعالیت نظام مدیریت فرایندها فعالیتی موقتی و پروژه‌ای نیست؛ بلکه استقرار چرخهای شامل 5 گام است.
یکی از اصلیترین اهداف نظام مدیریت فرایندها این است که چرخهای مستمر در سازمان برای همیشه استقرار یابد. فعالیت نظام مدیریت فرایندها فعالیتی موقتی و پروژه‌ای نیست؛ بلکه استقرار چرخهای شامل 5 گام است که در ادامه به طور مختصر معرفی می‌گردد.
گام 1: شناسایی، مستندسازی و تثبیت فرایندها
این گام بسیار گام مهم و در عین حال زمان‌بری است. در این گام بایستی فرایندها شناسایی شوند. روش‌های متعددی برای شناسایی فرایندها وجود دارد. بهتر است که فرایندها در یک ساختار سلسله‌مراتبی شناسایی شوند تا بتوان کلیه فعالیت‌ها را علاوه بر آن که در یک سطح عملیاتی مشاهده کرد، در سطحی کلان و راهبردی نیز مورد بررسی قرار داد. پس از شناسایی فرایندها لازم است که مستندسازی فرایندها انجام شود. لازم به ذکر است که هر فرایند باید مالک یا مالکانی داشته باشد که برای اجرای درست آن فرایند مسئولیت دارند. پس از مستندسازی فرایندهای مستندشده تأیید و ابلاغ می‌گردد تا اجرای آن مطابق مستند تدوین شده انجام شود. از نتایج عمده حاصل این گام تبدیل دانش فردی به دانش سازمانی و ماندگار نمودن آن در سازمان، ایجاد وحدت رویه و حذف مغایرت‌ها در اجرای فرایندها، تسهیل ارزیابی و تسهیل برنامه‌ریزی مدیران را می‌توان نام برد.
گام 2: تحلیل فرایندها
برای فرایندهای مستند شده مدیران سازمان می‌توانند اقدام به (1) شناسایی شکاف‌ها و گلوگاه‌ها، (2) اولویت‌بندی آنها، (3) برنامه‌ریزی جهت بهبود نمایند. سنجش رضایت ذینفعان و به ويژه خدمت گیرندگان فرایندها و الگوبرداری از بهترین‌ها در کشور و دنیا در نمونه‌های مشابه (نه لزوماً در سازمان مشابه) می‌تواند جهت تحلیل بهتر و انجام گام‌های فوق مورد استفاده قرار گیرد.
گام 3: بهبود فرایندها
فرایندهای اولویت‌دار جهت بهبود را می‌توان با انجام اقدامات کوچک یا بزرگ، کوتاه مدت یا بلندمدت و در زمانی کوتاه یا طولانی بهبود داد. انواع مختلفی از بهبودها برای افزایش رضایت ذینفعان و رسیدن به سطح برتر ارائه خدمات وجود دارد. برخی از بهبودها مستمر و کوچک هستند و برخی بهبودها بسیار اساسی و معمولاً پرهزینه اما بسیار هم اثرگذارند (از عنوان مهندسی مجدد برای اینگونه بهبودها استفاده می‌شود). این که کدام یک و به چه میزان برای سازمان و فرایند توصیه می‌شود، شاید در این بحث کوتاه نگنجد؛ اما موضوع کلیدی و مهمی است.
گام 4: استقرار فرایندهای بهبود یافته
زمانی که طراحی فرایندها به شکل جدید و بهبود یافته به صورت مفهومی و تفصیلی بر روی کاغذ و در تحلیل‌ها و جلسات متعدد انجام شد، لازم است که فرایند طراحی شده به شکل عینی در دنیای واقعی استقرار یابد. سیستم‌ها و فرایندها همیشه در خود جزء انسان را دارند و لذا در طراحی و استقرار به آن باید توجه جدی نمود. به همین جهت بحث مدیریت تغییر منابع انسانی برای شکل‌پذیری در قالب جدید ضروری به نظر می‌‌رسد. اطلاع‌رسانی به منظور آشنایی ذینفعان و افراد درگیر در فرایند بهبود یافته، آموزش آنها، توجه به مسائل انگیزشی و پیاده‌سازی آزمایشی در مقیاس کوچک برخی از روش‌های مدیریت تغییر به شکل مطلوب می‌باشند.
گام 5: پایش و ارزیابی فرایندها
در این گام باید به طور مداوم این موضوع را تحت پایش قرار داد که آیا فرایندها طبق مستندات اجرا می‌شوند یا خیر. برای این منظور می‌توان یک نظام ممیزی در درون سازمان اجرا کرد. همچنین باید اسناد و مدارک سازمان به طور کامل تحت کنترل قرار گیرند. به عبارت دیگر آخرین فرم‌ها، دستورالعمل‌ها، آیین‌نامه‌ها و سایر مستندات مرتبط سازمان باید در دسترس و به روز باشند و کوچکترین تغییری در آنها مورد پایش قرار گیرد. همچنین به طور دوره‌ای باید عملکرد سازمان در اجرای فرایندها مورد بررسی و ارزیابی قرار گیرد. بدین معنا که سازمان در اجرای فرایندهای خود چقدر اثربخش و کارا و باکیفیت عمل کرده است.
نویسندگان:
ادریس مظلوم‌زاده؛ مدیرعامل و عضو هیئت مدیره شرکت دانش بنیان بهین ره‌آورد بهبود
سال انتشار:
1402
0 نظر